Le traceur ciblé est la méthode correspondant au chapitre 2 du référentiel HAS d’évaluation de la qualité des ESSMS. Certains critères sont à interroger auprès des professionnels, d’autres auprès de la gouvernance (direction, président de l’association / du CCAS, par exemple), d’autres encore auprès des membres du Conseil de Vie Sociale (CVS).
Cette méthode vise à évaluer les bonnes pratiques des professionnels au regard de ce qui est défini au sein de l’ESSMS (procédures, chartes, etc.). Autrement dit, on part du terrain pour remonter vers les processus.
Les outils utilisés
- ✓ Entretiens
- ✓ Éléments d’observations
- ✓ Consultation documentaire
La cible
La cible peut être la thématique (un traceur ciblé par thématique), mais il est aussi possible de regrouper plusieurs thématiques au sein d’un même traceur ciblé.
Le déroulement du traceur ciblé
- 1. Aller à la rencontre des professionnels, s’entretenir avec eux, observer leurs pratiques et consulter la documentation relative au critère évalué ;
2. Aller à la rencontre de la gouvernance pour obtenir des précisions sur l’organisation et les moyens déployés. Cette rencontre complète les éléments recueillis après des professionnels ou observés.
Exemple :
Le professionnel pourrait indiquer qu’il n’y a pas de charte de la bientraitance alors que le document existe et qu’il a été communiqué. Un simple rappel sur l’existence de ce document et sur la manière d’y accéder serait un axe possible d’amélioration.
Tout comme la méthode de l’accompagné traceur et de l’audit système, le traceur ciblé permet de valoriser les bonnes pratiques de l’ESSMS ; a contrario, les éléments pour lequel l’ESSMS n’est pas à l’attendu au regard du référentiel font l’objet d’actions d’amélioration (plan d’actions), point central de l’amélioration continue.
Le mot du formateur
Hélène PARENT
Formatrice AGEVAL FORMATIONS
Lorsqu’il réalise un traceur ciblé, l’évaluateur cherche une réponse aux différents critères du chapitre 2 du référentiel d’évaluation HAS. Afin de se faire l’opinion la plus précise et la plus objective possible, il se déplace sur le terrain à la rencontre des professionnels, et les questionne directement sur chaque critère.
Il interrogera probablement plusieurs professionnels sur le même sujet, afin d’obtenir une vision d’ensemble, représentative des pratiques de l’établissement. Cette démarche est voulue par la HAS comme un temps d’échange, dans un climat de confiance et de bienveillance. Certes, il s’agit d’obtenir un niveau de réponse aux exigences (= une note), mais c’est aussi l’occasion pour les professionnels de prendre du recul et de discuter avec l’évaluateur des bonnes pratiques, des difficultés et des solutions pour les surmonter.
Vous vous demandez peut-être s’il faut dégager du temps aux agents pour les séquences de traceur ciblé ?
Si vos équipes sont à flux tendu, il est préférable de prévoir du renfort, ponctuellement, afin de libérer plus facilement les professionnels. Cela leur donne la possibilité de se poser avec l’évaluateur, et de vivre ce moment sans stress.
Mais pas de panique ! Vous pourrez poser cette question à l’organisme évaluateur lors de vos échanges avant la visite, en discuter avec lui et construire ensemble l’évaluation la plus adaptée à vos contraintes respectives.
Enfin, n’hésitez pas à utiliser la méthode du traceur ciblé en interne pour préparer votre visite et faire vivre votre démarche qualité. C’est un outil de terrain, qui permet de prendre le temps du recul, et d’obtenir une vision à la fois large et concrète des pratiques des professionnels. Vous pouvez par exemple réaliser un traceur ciblé sur la thématique « Bientraitance et éthique » pour sensibiliser d’une part, et évaluer d’autre part le niveau de maturité sur ce thème. L’ouverture d’une grille « traceur ciblé » dans le module audit d’Ageval peut vous servir de guide !
Les attentes de l'évaluateur
Cabinet TLC
Organisme évaluateur
Le traceur ciblé a pour objectif d’explorer la mise en œuvre des processus, des circuits conçus par la gouvernance, des droits de la personne, du projet personnalisé, de la continuité des parcours, … Les entretiens sont scindés en deux groupes : une partie avec les professionnels et une partie avec la direction (gouvernance).
Pour les évaluateurs, il est important de rencontrer l’ensemble des professions représentant l’équipe pluridisciplinaire. En effet, les thématiques du référentiel abordent des missions dévolues à des métiers différents. Les thèmes abordés au cours des entretiens reflètent l’actualité des politiques sociales et médico-sociales actuelles comme le questionnement éthique, la santé mentale, la fin de vie et la coordination de parcours.
Une grande attention est portée à l’évaluation des risques auxquels peut être confrontée la personne accompagnée. Avec méthode, les évaluateurs doivent s’attacher à vérifier que les différentes étapes sont présentes : repérage du risque, évaluation du risque, réponses envisagées.
Enfin, le traceur ciblé reprend 7 critères impératifs concernant les droits de la personne accompagnée. L’élément de preuve est parfois le maillon manquant nécessaire pour obtenir la notation attendue à 4. La préparation de l’évaluation de la qualité, en amont de la visite, permet de cibler les pièces nécessaires et de sensibiliser l’équipe à la nécessité de la traçabilité.
Et ensuite ? Passez à l’action avec les ressources AGEVAL
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La formation « Mettre en œuvre la méthode traceur ciblé » vous plonge, au travers de cas concrets, dans la préparation et la conduite de vos entretiens avec la gouvernance, le CVS et les professionnels pour être prêt le jour de votre visite d’évaluation.
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Au programme : une liste complète de questions, à poser lors de vos entretiens, qui englobent les 7 thématiques du référentiel, les 7 critères impératifs et les 31 critères standards.
