L’évaluation externe, dorénavant dénommée « évaluation », est réalisée par un organisme accrédité externe à l’ESSMS, sur la base du manuel et des méthodes d’évaluation définies par la HAS.
Le déroulement de l’évaluation externe
En pratique, l’évaluation prend la forme d’une visite sur site, de 2 jours minimum, durant laquelle un binôme d’évaluateurs investigue les critères applicables à l’ESSMS parmi les 3 chapitres du référentiel.
Elle se déroule selon les étapes suivantes :
- 1. Engagement de l’ESSMS dans la procédure ;
- 2. Choix et contractualisation avec un organisme accrédité pour réaliser l’évaluation ;
- 3. Préparation de l’évaluation ;
- 4. Réalisation de l’évaluation ;
- 5. Rédaction et envoi du rapport de visite par l’organisme évaluateur ;
- 6. Diffusion des résultats (HAS, autorités de tarification et de contrôle, public…).
Le programme de la visite
Le programme de la visite est organisé en concertation avec l’ESSMS, communiqué en amont et respecte les méthodes de la HAS, soit :
- ✓ 3 accompagnés traceurs minimum ;
✓ traceur(s) ciblé(s) ;
✓ audit(s) système ;
✓ observations ;
✓ consultation documentaire.
Les évaluateurs sollicitent par le biais d’entretien et/ou réunions les personnes accompagnées, les professionnels et la gouvernance pour déterminer l’atteinte des exigences HAS.
A l’issue de la visite, ils saisissent leurs données et le rapport associé sur la plateforme Synaé puis les envoient à l’ESSMS.
Le mot du formateur
Stéphanie POITOUX
Formatrice AGEVAL FORMATIONS
Le jour J est arrivé ! Vous ne pourrez pas construire de nouvelles procédures ou réinventez des pratiques à la dernière minute : présentez ce que vous faites au quotidien, soyez sincères, vos évaluateurs n’en seront que plus reconnaissants.
Il y a deux éléments à prendre en compte pour votre évaluation :
- 1. Votre préparation sur le référentiel
Une préparation sur les différents critères avec les éléments de preuve à présenter. Et, de manière générale, le travail de préparation que vous aurez effectué avec vos équipes et les différentes réflexions que vous aurez menées pour pouvoir répondre aux différents critères;
- 2. L’organisation des journées d’évaluation
En effet, vous allez devoir vous organiser autour d’un planning souvent contraignant qui chamboulera votre quotidien et vos interventions. Il faudra prévoir les entretiens avec les professionnels, avec les membres de la direction mais aussi avec les personnes accompagnées. Vous devrez donc vous organiser en amont (par exemple prévoir 2 salles (pour les deux évaluateurs) mais aussi penser à ce que les preuves soient disponibles dans ces salles).
Enfin, n’hésitez pas à demander le planning à l’organisme évaluateur le plus tôt possible afin de vous organiser.
Les attentes de l'évaluateur
4AS
Organisme évaluateur
Une évaluation externe se déroule sur 4 à 5 mois (en excluant le temps que peuvent prendre les ESSMS pour préparer l’évaluation).
Ces 4 à 5 mois peuvent se diviser de la manière suivante :
✓ préparation et coordination avec l’organisme accrédité choisi :
Il s’agit d’une phase pour laquelle il faut compter entre 1 mois et 1 mois et demi, et qui comprend : la planification de l’évaluation sur site, la mise à disposition et la lecture des documents nécessaires à l’étude documentaire préalable à l’évaluation sur site, la prise de contact avec l’équipe d’évaluateurs / évaluatrice pour la validation du planning d’évaluation, la liste et le choix des accompagnés traceurs (AT), la validation de l’ouverture des accès Synaé…;
✓ réalisation de l’évaluation :
En fonction de la typologie des ESSMS et du nombre d’AT, les évaluations durent généralement entre 1 jour et 2 jours et demi sur site (soit 2 à 5 jours équivalent homme étant donné la présence nécessaire et systématique de 2 évaluateurs / évaluatrices pendant toute la durée de l’évaluation). Le temps réparti entre le chapitre 1 (la personne), les professionnels et la gouvernance / direction est à peu près réparti de façon homogène ;
✓ rédaction du pré-rapport :
L’organisme accrédité dispose d’un mois pour transmettre son pré-rapport sur la base des éléments présentés lors de l’étude documentaire préalable et de l’évaluation sur site. Demandez à votre organisme évaluateur d’indiquer pour chaque critère l’ensemble des éléments de preuve consultés et un commentaire (point fort ou axe d’amélioration) ce qui facilitera la rédaction de vos commentaires sur le pré-rapport et permettra d’utiliser l’évaluation comme un véritable levier d’amélioration continue;
✓ rédaction des observations par l’ESSMS :
L’établissement dispose d’un mois pour transmettre ses observations et commentaires à l’organisme accrédité via la plateforme Synaé ;
✓ rapport final :
Avant de transmettre le rapport définitif, l’évaluateur prend le temps (si nécessaire) d’un échange avec l’ESSMS pour bien comprendre les observations transmises afin d’éviter tout malentendu et incompréhension sur les constats définitifs. Le rapport final est ensuite validé et transmis à l’ESSMS via la plateforme Synaé. Pour rappel, le rapport final ainsi que le plan d’action potentiel lié à des critères impératifs doivent être transmis aux autorités de tarification et de contrôle avant l’échéance fixée dans les arrêtés reçus (la disponibilité du rapport sur Synaé ne suffit pas). Pour cette étape, il faut compter environ entre 2 semaines et 1 mois.
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