Ageval : vivez la qualité

Études de cas pour le secteur du sanitaire

Retrouvez les retours d'expérience de nos utilisateurs établissements de santé. Découvrez comment AGEVAL a accompagné le pilotage de la qualité du sanitaire.

« La démarche qualité est une responsabilité partagée et AGEVAL en est le réceptacle vivant et intelligent »

soins de suite et de réadaptation

Logo Centre Richelieu La Rochelle

  • Rencontre avec Jean-Charles Erny, Directeur des soins, de la qualité et de la gestion des risques au Centre Richelieu
  • Le Centre Richelieu est un établissement ESPIC de la Croix Rouge Française. Il se spécialise dans la prise en charge des patients présentant des affections de l’appareil locomoteur et du système nerveux et respiratoire.
  • La philosophie de l’établissement est de manager avec la démarche qualité, qui devient alors un véritable outil d’amélioration continue.

Découvrir comment le Centre Richelieu prépare sa certification HAS avec AGEVAL

« Une gestion des risques a posteriori fluide et vecteur de communication »

Centre hospitalier

CH-Ernée

  • Rencontre avec Maï-Lëen Maure, ingénieure qualité sur l’établissement, coordinatrice générale de soins et déléguée à la protection des données.  
  • Le Centre Hospitalier d’Ernée est en direction commune avec l’EPHAD de Montenay. AGEVAL a été déployé afin de piloter les différentes activités sur une plateforme unique.
  • Le Centre Hospitalier d’Ernée pilotait l’ensemble de sa démarche qualité et gestion des risques sur des fichiers Excel. Cela complexifiait la centralisation des informations et impactait l’autonomie des équipes en engendrait une perte de temps et d’énergie.

 

POURQUOI AVOIR CHOISI ageval POUR VOTRE ETABLISSEMENT SANITAIRE  ?

En 2012, nous avons acquis AGEVAL pour répondre à un besoin prégnant : la gestion de nos évaluations interne puis externe pour notre EHPAD. A l’époque, un autre logiciel avait déjà été mis en place pour notre établissement sanitaire. Malheureusement, tout ne s’était pas passé comme prévu et nous n’avions jamais été au-delà du paramétrage de l’outil… 

Lorsque la direction a changé au sein de notre organisation, de nouvelles priorités liées à la gestion de nos risques a posteriori sont apparues. Nous avons donc fait le choix de déployer AGEVAL sur nos deux établissements. 

Le bonus ? AGEVAL est le logiciel choisi par les autres structures de notre GHT !

QUE RETENEZ VOUS Du déploiement du logiciel ?

Nous avons pris le temps qu’il fallait pour paramétrer notre plateforme. Notre chef de projets AGEVAL a été un facilitateur : il nous a permis de nous projeter dans l’exercice.

Résultat des courses : la formation de nos équipes s’est très bien passée, tout le monde a trouvé le logiciel intuitif !

Cette étape ainsi que l’accompagnement dont nous avons bénéficié ont été décisifs dans la réussite de notre projet. 

Côté fonctionnalités, quel est votre top 3 ?

Personnellement, je suis ravie de ne plus avoir à gérer plusieurs plans d’actions sous format Excel en simultané. Chaque jour, il me suffit d’ouvrir le logiciel et les informations viennent à moi ! En parallèle, la direction garde un pied sur le terrain et peut également répondre à chaque demande en s’appuyant directement sur le logiciel. Par ailleurs, les pilotes de processus sont complètement autonomes. Ils se concentrent sur leurs missions et ne perdent plus de temps ni d’énergie dans la mise à jour d’informations ou la relance des uns et des autres. 

Voici les modules que nous utilisons le plus :

  • Le module Déclarations : nous travaillions auparavant sur différents supports (formulaires papier, courriers, fichiers Excel, instance de direction, etc.). C’était une usine à gaz : 80% des déclarations n’étaient pas suivies de manière satisfaisante. Avec AGEVAL, nous avons paramétré nos fiches (évènements indésirables et bons d’interventions techniques) ainsi que nos circuits de traitement. Cela nous a poussé à nous remettre en question sur notre gestion quotidienne. Désormais, tout se passe en ligne et nous répondons à chacun de nos déclarants en moins de 48h ! Les workflows sont adaptés à nos structures et nous libèrent de la bande passante. 
  • Le module Plan d’actions : c’est un réel outil de communication pour nos collaborateurs. L’outil facilite la remontée d’informations au sein de la cellule qualité et les responsables d’action travaillent en parfaite autonomie. Après avoir travaillé quelques années sur Excel, je peux dire que c’est notre outil magiqueTrois membres de notre équipe ont la responsabilité d’alimenter notre plan d’actions afin de conserver une unité et homogénéité.  
  • Le module Évaluations : il nous fait gagner beaucoup de temps également… Tout est automatisé dès lors que nous complétons nos grilles d’évaluation. Nos cadres peuvent piloter leurs audits facilement. C’est finalement une action collaborative nous permettant de centraliser toutes nos évaluations, ainsi que nos plans d’actions d’amélioration continue. 

Que diriez-vous à un homologue à propos d’AGEVAL ?

AGEVAL est un logiciel facile d’utilisation et modulable par rapport à nos besoins et notre organisation. Nous avons formé 300 agents en moins d’un mois. Nos collaborateurs peuvent consulter l’outil pour s’approprier la démarche et être totalement autonome dans la réalisation de leurs actions. 

Les équipes trouvent le logiciel visuellement très clair ; il prend en compte les potentiels handicaps visuels et chaque rubrique est bien identifiée pour une navigation optimale. Il y a une vraie politique d’économie du clic et nous ne nous posons pas mille questions dans notre utilisation quotidienne. 

Si je devais résumer les bénéfices d’AGEVAL, je dirais qu’il s’agit avant tout de:  

  • gagner en structuration ; 
  • gagner en réactivité ; 
  • gagner du temps. 

L’énergie que nous dépensions peut désormais être investie ailleurs. Nous pouvons totalement nous reposer sur l’outil…

Vous souhaitez vous mettre en conformité
avec la nouvelle certification des établissements de santé pour la qualité des soins ?

« AGEVAL s’adapte parfaitement au développement de notre offre : médico-sociale, sanitaire et de formation »

ACTIVITÉ sanitaire, médico-social et formation

etude-de-cas-sanitaire-jumoe-hillgartner Julie Hillgartner, Responsable qualité pour l’association toulousaine Route Nouvelle
L’association est composée de plusieurs pôles, notamment : sanitaire (Centre en psychiatrie), médico-social (un SAMSAH et plusieurs appartements communautaires), social (résidence accueil), formation (démarche de certification Qualiopi)
« AGEVAL nous permet de centraliser et conduire nos différentes démarches qualité, à destination de plusieurs services et en pleine crise sanitaire. »

A quel moment avez-vous décidé d’acquérir AGEVAL ?

Nous connaissions AGEVAL depuis quelques années, mais c’est lorsque l’association Route Nouvelle a été en plein développement que l’acquisition nous est apparue comme évidente.

Un de nos enjeux : faciliter la communication et la descente d’information vers les professionnels.

Comment s’est passé le déploiement du logiciel ?

Nous avons décidé de lancer en priorité le service CSTR (Centre Support de Toulouse en Réhabilitation psychosociale). Notre objectif : que les nouveaux professionnels se saisissent du logiciel AGEVAL, pour que nous soyons en mesure de piloter finement la démarche qualité mise en place. Nous avons ensuite formé les utilisateurs sur site en leurs présentant les outils qui allaient faciliter leur travail au quotidien.

Par la suite, nous avons embarqué d’autres services :

  • Le SAMSAH puis l’Hôpital de jour, dont la démarche qualité datait de 2003. Nous sommes ravis d’utiliser maintenant un outil de pilotage dynamique et nous gagnons déjà du temps ;
  • Le pôle formation, en vue de préparer la certification Qualiopi. Nous avons commencé à nous saisir du module Plans d’actions et apprécions particulièrement le module Enquête pour l’analyse qualitative faite automatiquement.

Quel est le point fort d’AGEVAL selon vous ?

Sans hésiter l’ergonomie et l’intuitivité du logiciel ! L’utilisateur n’est jamais perdu dans sa navigation, ce qui est très confortable au quotidien.

Par ailleurs, le logiciel est capable d’accompagner tous nos projets de développement. Je pense notamment à notre projet Habitat Friendly, pour lequel nous avions besoin de mettre en place puis de piloter un plan d’actions et de centraliser nos ressources documentaires.

Quel sont vos modules favoris sur AGEVAL ?

    • La gestion documentaire ou dit autrement : la mise à disposition d’un cadre commun pour les professionnels !
      Nos ressources documentaires sont accessibles. Chaque utilisateur AGEVAL peut utiliser le système de mot clef pour trouver facilement ce dont il a besoin.
    • Le module Plan d’actions : ça nous a changé la vie ! En quelques clics, nous voyons nos avancées grâce aux différents filtres d’analyse et mettons facilement à jour nos informations.
    • Le must ? Les enquêtes pour les raisons évoquées ci-dessus.

 

En savoir plus sur le logiciel

«Le logiciel AGEVAL nous aide à avoir une vision d’ensemble plus fine et simple de notre activité.» 

CLINIQUE

Magalie Pautric, Responsable au sein de la Clinique du Quercy

COMMENT AVEZ-VOUS DéCOUVERT AGEVAL ?

Lorsque j’ai commencé à exercer dans la clinique du Quercy, le directeur de l’établissement m’a proposé rapidement d’abandonner mes fichiers Excel pour travailler avec AGEVAL qu’il connaissait.

J’ai trouvé le logiciel tout de suite très intuitif, clair et agréable visuellement. D’ailleurs lorsque nous avons déployé notre plateforme AGEVAL dans les équipes, la prise en main a été très facile.

SELON VOUS, QUE VOUS A APPORTé AGEVAL ?

A mon sens, AGEVAL nous permet de travailler de manière collective : cadres, pilotes de processus, secrétaires, intérimaires, étudiants… Nous gagnons beaucoup de temps puisque notre plateforme centralise tout et nous permet d’animer facilement la démarche qualité et gestion des risques.

Le logiciel AGEVAL nous aide à avoir une vision d’ensemble plus fine et simple de notre activité. Finalement, il nous guide pour aller à l’essentiel et dans le bon sens.

Pouvez-vous nous parler d’une action spécifique qui vous tenait à cœur ?

Dans le module évaluation j’ai renseigné a posteriori les référentiels de 2016.

L’idée ? Procéder à une auto-évaluation chaque année pour valoriser ce qui a été fait depuis, ou remettre des sujets non-traités sur la table. Je trouve qu’il est facile de voir ce qui ne va pas et qu’il est tout aussi important de valoriser ce qui va bien. Les graphiques à comparer d’une année sur l’autre sont à ce titre très aidant parce que visuels et synthétiques.

On vous laisse le mot de la fin ?

Je tiens enfin à remercier le support technique AGEVAL ainsi que le service client : quand on vous appelle on tombe toujours sur des personnes adorables qui décrochent leur téléphone avec le sourire. Elles nous répondent immédiatement ou dans des temps records. C’est très agréable, bravo pour ce très bon travail !

 

« AGEVAL s’adapte à votre organisation et vos objectifs de conformité, quel que soit votre référentiel : ISO ou même règlementaire ! » 

Centre de Bilan de Santé

Aurélie Zeyssolf, Responsable qualité et déléguée à la protection des données dans un centre de bilans de santé certifié ISO 9001, spécialisé dans le domaine de la prévention médicale 

Quand avez-vous croisé la route d’AGEVAL ?

La première fois que j’ai entendu parler d’AGEVAL, c’était lors d’une formation qualité chez AFNOR. Une collègue nous a parlé du logiciel et nous l’a présenté. Je l’ai trouvé tout de suite très ergonomique et j’ai eu envie de l’utiliser. 

Par ailleurs, en tant que DPO, je me suis intéressée aux logiciels de pilotage du RGPD : de vrais avions de chasse ! Néanmoins, ils présentent tous le même désavantage : ils ne sont attractifs que pour les DPO… Quel est l’intérêt de choisir un outil que je serai la seule à utiliser ? Si personne d’autre ne va dessus, le comprend et l’alimente, ça ne sert à rien. 

Mes deux postes étant transversaux, il me fallait donc trouver un outil qui peut tout faire, et surtout que tout le monde peut et a envie d’utiliser ! 

Quels étaient vos enjeux qualité ?

AGEVAL a répondu à plusieurs de nos problématiques, dont :  

  • notre besoin de piloter globalement notre organisation ;
  • la nécessité d’avoir une gestion documentaire centralisée et transversale ;
  • la consolidation des non-conformités et des réclamations dans le cadre de l’amélioration continue. 

Que diriez-vous du logiciel après quelques mois d’utilisation ?

AGEVAL est très accessible et complètement paramétrable pour faire du sur-mesure. Il répond totalement à mes objectifs : 

  • centraliser la gestion de la conformité pour un pilotage haut niveau et embarquer l’ensemble de mes collaborateurs en répondant à chacun de leurs besoins. 

Chaque salarié doit être en mesure de participer à la qualité, en : 

Cela donne du sens et contribue à améliorer la satisfaction au travail.

  • Tenir à jour la documentation des connaissances organisationnelles, véritable trésor de savoir-faire et mémoire de l’entreprise ;  
  • Évaluer la satisfaction (des clients, des salariés, des fournisseurs) ;
  • Auditer la conformité de nos prestataires ;
  • Réaliser des analyses de risques et des auto-diagnostics de conformité.

Enfin, on voit que le logiciel évolue régulièrement. J’ai l’impression d’utiliser un outil qui a du vécu, encore un beau potentiel devant lui et qui va clairement dans le bon sens ! 

Quels sont les fonctionnalités devenues indispensables dans votre quotidien ?

Chaque module AGEVAL apporte son lot de bénéfices.

  • Le module Déclarations est essentiel pour suivre en un coup d’œil l’ensemble de nos écarts (non-conformités et réclamations). Nous pilotons l’amélioration continue, autant de notre prestation vis-à-vis de nos clients que de la qualité de vie au travail pour nos salariés ! 
  • Le workflow lié à chaque déclaration de non-conformité/réclamation nous permet de faire un retour rapidement aux déclarants. Quoi de plus motivant que d’avoir un retour pour donner suite au signalement d’un évènement indésirable ?  J’utilise également ce module pour les incidents en matière de sécurité de l’information. Je centralise les incidents dans une fiche dédiée au recensement et au traitement de la violation de données.
  • Enfin, je pilote l’ensemble grâce au tableau de bord et peut mener sereinement mes plans d’actions

Le module Enquêtes permet de : 

  • sonder régulièrement nos clients, nos salariés ou nos fournisseurs ;
  • préparer les revues de processus à partir d’un questionnaire ;
  • réaliser des audits de conformité de nos prestataires.

Le module DUERP est un excellent support pour auditer tout le monde par rapport à son poste de travail, par familles de risques/sous-risques… Le rapport automatisé est intéressant et très visuel. La médecine du travail est ravie de cette nouvelle présentation et m’a demandé de leur présenter le logiciel  ! 

Comment se déroule votre accompagnement avec votre chef de projet AGEVAL ?

Au global, je dirais que toutes mes questions sont accueillies avec plaisir et la réponse apportée est toujours à la hauteur de mes attentes. Ma cheffe de projet est très professionnelle et humainement vraiment sympathique. Le support technique est également ultra disponible et aimable.  

Par ailleurs la documentation, à propos du logiciel et mise à disposition des utilisateurs, est très complète et facile à utiliser. 

Le mot de la fin ?

Au-delà du fait que le logiciel soit très bien pensé pour piloter la qualité, son ergonomie et son intuitivité permettent de piloter n’importe quelle conformité grâce à une approche PDCA basée sur les risques. AGEVAL n’est pas un outil complexe qui nous demande de nous conformer à lui pour nous l’approprier. Au contraire, c’est un outil qui s’adapte à notre organisation et nos objectifs de conformité, quel que soit le référentiel utilisé. Il suffit de le configurer de sorte que chaque utilisateur y trouve ce qu’il y cherche ! Quand on fait du management transversal, AGEVAL est exactement l’outil que l’on recherche…