Ageval : vivez la qualité


Photo Jean-Charles Erny Centre Richelieu

La démarche qualité est une responsabilité partagée au centre Richelieu et AGEVAL en est le réceptacle vivant et intelligent

Jean-Charles Erny, Directeur des soins, de la qualité et de la gestion des risques, Centre Richelieu

Jean-Charles Erny, directeur des soins, de la qualité et de la gestion des risques, nous accueille au Centre Richelieu, un établissement ESPIC de la Croix Rouge Française.

Ce SSR a la chance d’être situé en bord de mer, dans un cadre naturel exceptionnel à deux pas de l’hypercentre de La Rochelle.
Il se spécialise dans la prise en charge des patients présentant des affections de l’appareil locomoteur et du système nerveux et respiratoire.

Photo Centre Richelieu_Ageval

Le Centre Richelieu prépare sa certification V2020 avec AGEVAL

Infirmier de métier devenu cadre puis directeur des soins, Jean-Charles Erny mène également aujourd’hui une activité de coordonnateur et d’expert visiteur de la certification HAS.

Pourquoi l’équipe AGEVAL a tenu à l’interviewer ? Pour la particularité de cet établissement : bien qu’il n’existe pas de service qualité à proprement parler, la culture qualité et gestion des risques y est très forte.

Comment est animée cette démarche qualité ? Au centre Richelieu, la démarche qualité est inscrite dans le projet d’établissement. Elle est également tournée vers la valorisation des actions menées par les professionnels ou acteurs de terrain, et la mise en avant de leurs compétences en impliquant patients, usagers et associations.

En d’autres termes, la philosophie de cet établissement est de manager avec la démarche qualité, qui devient alors un véritable outil d’amélioration continue.

Jean-Charles Erny se définit comme un animateur de terrain. Il organise la démarche qualité de son établissement à travers :

  • ses cadres de proximité, qui animent les CREX ou les patients traceurs, au sein de leurs services,
  • le logiciel AGEVAL, véritable outil managérial et collaboratif qu’utilisent quotidiennement les cadres, pour la mise en œuvre des plans d’actions et le pilotage continu des fiches d’amélioration.

 

La certification des établissements de santé avec AGEVAL, comment ça se passe ?

AGEVAL : pourriez-vous nous dire quel utilisateur AGEVAL êtes-vous ?

Jean-Charles Erny : Les équipes utilisent le logiciel AGEVAL depuis quelques années.

Auparavant nous utilisions :

  • un outil pour organiser notre gestion documentaire ainsi que nos fiches d’évènements indésirables,
  • des fichiers Excel pour le pilotage de nos plans d’actions et de notre document unique de risques professionnels.

Nous fonctionnions avec plusieurs outils disséminés dans l’établissement, mais ils n’étaient pas collaboratifs ou ne nous permettaient pas de suivre au plus près nos plans d’actions.

 

Ageval : Comment utilisez-vous AGEVAL ?

Jean-Charles Erny : AGEVAL n’est pas « juste » un logiciel de pilotage de la qualité, il s’agit d’un logiciel pour manager par la démarche qualité.

L’interconnexion des modules et la complémentarité de leurs rôles nous a permis de structurer et de faciliter notre organisation.

 

Notre plan d’actions est le cœur du réacteur, puisqu’il centralise nos feuilles de route issues de :

  • nos fiches d’évènements indésirables, appelées « fiche d’amélioration »,
  • nos audits,
  • notre document unique,
  • le suivi de nos instances régulières (type CLUD),
  • etc.

 

Nos enquêtes, qu’elles soient destinées à nos patients ou à nos professionnels, sont numérisées. Nous lisons en temps réel nos résultats pour définir les actions à mettre en place.

 

Enfin le module Indicateurs joue également un rôle important dans notre organisation.
Il nous permet de suivre ensemble et de manière proactive des thématiques de près, par exemple :

  • le délai d’envoi des dossiers patients : notre secrétaire suit cet indicateur et informe les membres de la CDU,
  • la dispensation du gel hydroalcoolique : l’hygiéniste ou la pharmacienne suivent cet indicateur et envoie les informations aux membres de l’OH.

 

Tout l’intérêt est de diffuser la qualité autant aux cadres, qu’aux médecins, acteurs qualité, etc.
Ainsi, tous les membres du Centre Richelieu ont un accès à la solution AGEVAL et utilisent a minima la gestion documentaire et les fiches d’amélioration.
L’appropriation du logiciel fait enfin partie de nos process d’onboarding pour les nouveaux arrivants.

Ce qui nous a convaincu chez AGEVAL ?

La puissance du logiciel, son intuitivité au service des utilisateurs, la complémentarité de l’ensemble des modules, capables de structurer efficacement la démarche qualité et gestion des risques.

Ageval : Revenons sur la nouvelle certification HAS des établissements de santé.

Avant la sortie de nos derniers produits destinés à l’embarquement de cette nouvelle méthode, vous faisiez partie du panel d’utilisateurs bêta-testeurs AGEVAL.
Vous nous racontez ?

Jean-Charles Erny : J’ai démarré cette aventure en étant formé en parallèle à la nouvelle certification. J’ai participé aux visites expérimentales au mois de juin 2020.

J’étais en effet très intéressé à l’idée de faire le lien entre les nouvelles fonctionnalités du logiciel AGEVAL et mon expérience terrain.

J’ai pu aisément répondre à la question : « Est-ce qu’AGEVAL est dans les clous et reprend les éléments utilisés par les experts visiteurs ? ».
Et la réponse est oui.

Vous souhaitez vous mettre en conformité avec la certification des établissements de santé pour la qualité des soins ?

J’ai par la suite fait des « tests de visite » au sein de mon établissement. Suite à une première sensibilisation à la nouvelle certification des établissements de santé, quoi de mieux pour la préparer que de se mettre dans la peau d’un expert visiteur ?

J’ai donc :

  • créé des équipes d’experts visiteurs composées de cadres et de médecins,
  • ouvert des grilles dans AGEVAL.

 

Les équipes ont alors déployé l’outil en faisant leurs audits comme des experts visiteurs.

Mon objectif : former les équipes sur le terrain par l’appropriation ludique et intuitive du référentiel de certification HAS.

L’intérêt : mettre ces nouveaux outils d’évaluation entre les mains des professionnels, en liant déjà nos premiers résultats à de futures actions d’amélioration.

 

Prochainement, nous avons prévu de vivre « la semaine de certification ».

L’intérêt de ce test grandeur nature est de pouvoir se tester jusqu’au bout.

Il est important que les équipes connaissent bien les grilles des 5 différentes méthodes d’évaluation :

  • patient traceur,
  • parcours traceur,
  • audit système,
  • traceur ciblé,
  • observations.

 

Sur le logiciel AGEVAL, les résultats sont automatiques et très visuels, avec par exemple des graphes et modèles de présentation avec rapport d’audit simple.
Nous pourrons les analyser et les comparer pour en tirer les conclusions nécessaires pour notre bonne préparation.
Nous affinerons notre appréciation en creusant facilement, par le biais des filtres, les critères impératifs et avancés par exemple.

Photo briefing équipe Centre Richelieu

AGEVAL : MERCI POUR CE RETOUR D’EXPÉRIENCE ET CE PARTAGE DE BONNES PRATIQUES.
NOUS VOUS LAISSONS LE MOT DE LA FIN ?

Jean-Charles Erny : Notre démarche qualité ne se résume pas juste à une GED et à la gestion des évènements indésirables.
Elle est inspirée du PDCA, embarque les professionnels de terrain et fonctionne parfaitement sur la solution AGEVAL.
Lorsque je suis absent, la démarche qualité et gestion des risques est en place et suivie par les instances, l’équipe EOH, l’encadrement, l’équipe médicale et les référents.

De mon côté, je veille à recentrer les choses lorsque c’est nécessaire et met en place des nouveautés pour ne pas lasser les professionnels.

Le management de la démarche qualité est une responsabilité partagée au centre Richelieu et AGEVAL en est le réceptacle vivant et intelligent.