Ageval : vivez la qualité

Études de cas pour les prestataires de formation

Retrouvez les retours d'expérience de nos utilisateurs, prestataires de formation, et découvrez comment AGEVAL a su les accompagner, notamment pour la préparation de la certification Qualiopi.

« FORMASUP PARIS IDF pilote sereinement sa certification QUALIOPI sur AGEVAL »

centre de formation d’apprentis

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  • Angélique PAUVREZE, Chargée des affaires juridiques et de la qualité / DPO à FORMASUP Paris IDF.
  • Leader de l’apprentissage dans le supérieur, FORMASUP PARIS IDF propose à tous les talents post-bac une offre de formation en alternance de plus de 260 formations pour plus de 5 500 alternants. Afin de répondre aux besoins de compétences et de Formation Tout au Long de la Vie des organisations, FORMASUP PARIS IDF déploie également d’autres services tels qu’un programme de logement pour ses alternants, une plateforme pédagogique innovante APPRENTEX ou encore prochainement une bourse aux contrats.
  • « Avec AGEVAL, j’ai pu piloter sereinement la préparation de mon audit. Sans ce dispositif et en pleine crise sanitaire, la tâche aurait été bien plus difficile à accomplir. »

Pourquoi avoir choisi AGEVAL ?

Lorsque nous avons démarré notre préparation pour la certification Qualiopi, nous avions une inquiétude : la charge administrative que représentait la centralisation des éléments de preuve pour nos 20 partenaires universitaires et Grandes Ecoles. La crise sanitaire passant par-là, l’inquiétude est rapidement devenue une urgence. Comment alléger cette charge pour que nos partenaires puissent se concentrer sur leurs priorités (notamment la pédagogie), tout en assurant la certification Qualiopi ?

Nous avions, à l’époque, vu plusieurs logiciels intéressants. Nous étions indécis parce que nous avions connu une expérience malheureuse avec un autre éditeur de logiciel… Néanmoins la démonstration du logiciel AGEVAL et la rencontre avec des membres de l’équipe nous ont convaincus. Ce qui nous a rassuré ?

  • La performance du logiciel et la mise à disposition de la plateforme de démonstration pour une période de test en situation réelle ;
  • La qualité des échanges : j’ai trouvé le service commercial pertinent, ultra réactif et spécialiste des problématiques liées à mon activité ou à Qualiopi.

D’ailleurs, cette impression est à la hauteur de mon expérience client actuelle : je suis très satisfaite de l’outil et du service clients. Le temps maximum attendu pour obtenir une réponse à mes questions est de… 12h !

quels sont les bénéfices que vous aimeriez mettre en avant aujourd’hui ?

Avec AGEVAL j’ai pu piloter sereinement la préparation de mon audit. Avant d’acquérir le logiciel, nous avions préparé une feuille de route nécessitant la centralisation de beaucoup de documents. Etant également CFA « Hors murs », nous signons des partenariats avec plusieurs établissements pour un catalogue de 265 formations. Sans logiciel de pilotage de la qualité, je ne sais pas si nous aurions pu y arriver dans le temps imparti et sans pression…

Par ailleurs, les équipes AGEVAL connaissent vraiment le référentiel national qualité et notre métier. Nous avons la sensation d’avoir noué « un partenariat » de confiance (vs. opportuniste).

Quelle fonctionnalité a été essentielle pour vous ?

Dans la grille d’audit AGEVAL, reprenant une version prête à l’emploi du RNQ, des exemples d’éléments de preuve à produire sont proposés. Ça a été vital pour préparer et sécuriser notre audit initial.
D’ailleurs lors de notre récent audit, j’ai suivi mon plan, sans stress. Avec AGEVAL, l’exercice a été fluide et je crois pouvoir dire que ça a été très rassurant pour l’auditeur mais aussi pour ma direction qui était présente.

Que diriez-vous à un homologue ?

AGEVAL a été très facilitant cette dernière année, et notamment dans le cadre d’une gestion de crise sanitaire.

La prise en main de cet outil complet a été rapide. Le logiciel propose un découpage des différentes marches à suivre pour que l’utilisateur ne soit jamais perdu.

Votre audit étant passé, comment vous projetez-vous pour la suite ?

Je voudrais que nous nous plongions davantage dans le module Plan d’actions… et que nous utilisions AGEVAL pour d’autres certifications qualité que nous aimerions aborder cette année.
Par ailleurs, je suis sûre que ce sera un excellent indicateur à pousser lors de notre audit de surveillance dans le cadre de Qualiopi.

Le mot de la fin ?

Je tiens à remercier chaleureusement les équipes pour leur implication, la confiance et la sérénité que j’ai pu sincèrement ressentir et que je ressens toujours. Même si tout est perfectible, vous avez un logiciel performant et un système d’accompagnement super. Bravo !

AGEVAL vous aide à piloter votre démarche qualité et la gestion des non-conformités. Vous préparez votre certification Qualiopi, l'audit de surveillance ou de renouvellement ?
Vous souhaitez savoir comment ?

« En plus du logiciel dédié à la préparation de notre certification Qualiopi, AGEVAL est devenu l’outil de pilotage de notre activité ! » 

Organisme de Formation profeSsionnelle

  • Sabine BAJARD, Directrice et gérante de Sahnéo.   
  • Organisme de formation et centre d’apprentissage composé d’une quinzaine d’employés, Sahnéo propose des formations continues, certificatives et professionnalisantes auprès des structures sanitaires et sociales.  
  • D’abord certifié OPQF, Sahnéo se prépare en 2020 à la certification Qualiopi. Sabine BAJARD décide alors de se rapprocher d’AGEVAL qu’elle connaît de nom… 

POURQUOI AVEZ-VOUS CHOISI AGEVAL ?

Pour préparer sereinement notre audit initial pour la certification Qualiopi. J’avais besoin de : 

  • structurer notre démarche sur un logiciel unique et facilitant ; 
  • être accompagnée par un expert du référentiel et de la méthodologie Qualiopi pour sécuriser notre action. 

Suite à la première démonstration du logiciel AGEVAL, je me suis dit banco !  J’étais seule dans la gestion de cette démarche et je ressentais un réel besoin de structuration… Grâce au dispositif AGEVAL, je me suis préparée en 3 mois ! 

Lors de notre audit, l’auditeur n’a pas détecté la moindre non-conformité : c’est une fierté pour Sahnéo. Et je dois dire qu’AGEVAL a été indispensable dans cet exercice. Merci !

QUELLE  ÉTAIT VOTRE PRIORITÉ AU MOMENT D’OUVRIR VOTRE PLATEFORME ?

Pour préparer la certification Qualiopi, nous devions nous structurer, prendre connaissance des indicateurs à travailler et piloter nos actions d’amélioration avec justesse.  

Actuellement, nous utilisons beaucoup les consolidations statistiques pour analyser nos résultats. Cela nous permet de voir le chemin parcouru et à parcourir : c’est un bon repère pour piloter et suivre notre feuille de route. 

Ce n’est pas parce que nous sommes certifiés que nous n’avons plus rien à faire, bien au contraire ! Nous sommes au quotidien dans une logique d’amélioration continue de la qualité. Lors de la préparation à l’audit initial, AGEVAL nous a poussé à écrire nos procédures, à les mettre en place. Maintenant, il est important de capitaliser sur ce qui a été fait et d’améliorer toujours plus nos processus.  

COMMENT S’EST PASSÉ  LE DÉPLOIEMENT DE LA SOLUTION AGEVAL ?

Très bien ! Nous avons été accompagnés par une cheffe de projets tout au long du déploiement et encore aujourd’hui ! L’utilisation du logiciel est déjà très intuitive mais l’accompagnement par notre cheffe de projets et le Service clients a été particulièrement apprécié : nous avons maîtrisé le logiciel rapidement. 

Par ailleurs, l’équipe Service clients a su répondre très rapidement à nos questions techniques. L’équipe est très réactive et à l’écoute de nos besoins. 

QUEL EST L’ÉLÉMENT QUI VOUS A CONFORTÉ  DANS LE CHOIX D’AGEVAL ?

Avant AGEVAL, nous utilisions des plans d’actions annuels que nous remplissions manuellement au fil de l’eau. Ils regroupaient beaucoup trop d’éléments et la mise à jour était parfois hasardeuse. AGEVAL nous permet de tout centraliser intelligemment : nous sommes sereins dans le pilotage global de nos actions.
Enfin, le module dédié aux réclamations est vraiment intéressant pour notre organisation. Nous ne traitons plus nos dysfonctionnements au coup par coup sans les tracer. Nous enregistrons désormais tous nos incidents, sans aucune perte d’information et nous sécurisons l’ensemble de nos processus. 

QUEL EST LE MODULE SUR LEQUEL VOUS SOUHAITEZ METTRE UN COUP D’ACCÉLÉRATEUR ?

Avec AGEVAL nous allons au-delà de la certification ! Nous répondons aux objectifs de tous nos plans d’actions, nous créons des enquêtes de satisfaction en permanence afin d’évaluer la satisfaction de nos stagiaires et nous commençons doucement à utiliser les autres modules comme le DUERP et la GED. AGEVAL répond vraiment à différents projets dans la durée. C’est devenu un véritable outil de pilotage pour notre activité. 

A l’heure actuelle, nous nous concentrons principalement sur la GED. Nous souhaitons mettre en place un projet de gestion documentaire d’entreprise afin d’éviter la multiplication des supports. Nous l’utilisons aussi beaucoup pour stocker tous nos éléments de preuve.  

COMMENT PARLERIEZ-VOUS D’AGEVAL À UN HOMOLOGUE ?

Nous sommes tellement satisfaits que nous avons recommandé AGEVAL à un autre client, d’ailleurs utilisateur d’AGEVAL maintenant.   

En à peine 6 mois d’utilisation du logiciel, nous avons remarqué les premiers bénéfices : en plus de la certification Qualiopi, notre organisation a évolué. Même en ayant la tête dans le guidon, nous nourrissons facilement et au fur et à mesure nos plans d’actions.  

Par ailleurs, les équipes AGEVAL sont disponibles. On profite d’une écoute adaptée et personnalisée : nous développons une réelle relation de confiance et de proximité !