Ageval : vivez la qualité

Études de cas pour le secteur médico-social

Retrouvez les retours d'expérience de nos utilisateurs du secteur médico-social. Découvrez comment AGEVAL a su les accompagner pour la réussite de leurs projets.

« AGEVAL rassemble nos équipes autour d’une vision commune et lisible »

Association de Solidarité

Logo Unapei 03

  • Rencontre avec Fabienne Hospital, Responsable Qualité de la prestation.
  • L’Unapei 03 PAYS D’ALLIER est le résultat de la fusion de deux associations, « l’APEAH » et « L’Envol », portées par la même ambition et par un socle commun de valeurs.
  • L’association s’appuie sur AGEVAL pour porter, dynamiser et faire vivre au quotidien sa démarche qualité au sein de ses 28 établissements.

Découvrir comment l’Unapei PAYS D’ALLIER rassemble ses équipes, avec AGEVAL

« L’approche AGEVAL est sécurisante : un logiciel intuitif, associé à un service client expérimenté » 

MUTUALITÉ

  • Céline FLOQUET, directrice du développement et de la communication de l’UMT Mutualité Terres d’Oc. 
  • L’UMT Mutualité Terres d’Oc gère une cinquantaine de services de santé et d’accompagnement tout au long de la vie : de la petite enfance (crèche) jusqu’au grand âge (SSR/EHPAD/SAAD), en passant par les biens médicaux (centre dentaire, magasin d’optique ou encore centre d’audition). L’entreprise compte également dans son périmètre l’Association SCAPA qui assure l’exploitation de 5 EHPAD dans les départements des Hautes-Pyrénées et du Tarn et Garonne. 
  • Cette entité, en cours de réorganisation pour la réintégration des filières qualité au sein des métiers, travaillent avec plus de 1000 salariés. Le choix d’un nouveau logiciel était essentiel pour incarner ce changement. 

Quels étaient vos enjeux en choisissant AGEVAL ?

Nous avions besoin de faire converger les besoins des filières métiers autour d’un logiciel qualité fédérateur. Nous cherchions donc à équiper nos utilisateurs d’un logiciel complet et automatisé permettant notamment :  

Notre objectif : faire adhérer nos collaborateurs à la démarche qualité grâce à un logiciel visuel, collaboratif, ultra intuitif et permettant de gagner du temps. 

COMMENT SE SONT PASSÉS VOS DÉBUTS CHEZ AGEVAL ?

Bien ! L’accompagnement administré par le Service clients a été structurant dès le démarrage de notre collaboration. Notre chef de projet nous a livré un rétroplanning pour planifier notre projet de déploiement par étapes, jalonnées dans le temps. Cette clef de lecture a été capitale pour nous et nous a permis de nous organiser en conséquence. Dans ces projets d’envergure, il est important de se donner les moyens nécessaires pour atteindre ses objectifs.

Par la suite, nous avons pu compter sur l’expertise ainsi que la disponibilité du service support et de notre chef de projet : points rapprochés, réponses pertinentes et rapides à nos questions.

Notre objectif : paramétrer notre plateforme AGEVAL afin qu’elle s’intègre entièrement à notre contexte et à notre configuration.

Quels ont été vos premiers chantiers ?

Le comité de pilotage, constitué des sites pilotes pour le déploiement d’AGEVAL, s’est penché sur le module Déclarations pour y configurer plusieurs formulaires et les workflows associés :  

  • évènement indésirable,
  • réclamation / plainte des usagers,
  • chute de résident,
  • etc. 

Cette première brique est décisive pour inciter la traçabilité et le signalement de nos dysfonctionnements au sein de nos établissements médico-sociaux, sanitaires et autres.  Par ailleurs, elle reste indispensable pour que nous puissions par la suite nous appuyer sur les statistiques générées automatiquement par l’outil et les plans d’actions associés.
L’application mobile AGEVAL, dédiée à la déclaration des évènements indésirables, sera utile pour nos collaborateurs itinérants de la filière domicile puisqu’ils sont équipés de smartphones ! 

Certains de nos sites pilotes étant concernés par des évaluations internes, nous nous sommes concentrés également sur nos plans d’actions et leur suivi. Nous voulions bénéficier de toutes les fonctionnalités AGEVAL, notamment le pilotage automatisé. 

Enfin, nous avons pris le parti de refondre rapidement nos différentes bases de données… pour constituer une unique GED sur notre plateforme AGEVAL.

Que diriez-vous d’AGEVAL à un membre de votre réseau professionnel ?

AGEVAL propose un dispositif complet :  

  • un logiciel pratique et ergonomique ; 
  • un service clients expert de son secteur et expérimenté dans le paramétrage du logiciel  ; 
  • une équipe de développement pour favoriser une démarche d’amélioration continue de l‘outil, en adéquation avec les besoins des clients et les réalités du terrain. 

Le point critique de notre projet est de faire adhérer les équipes. Produire la bonne plateforme dès le départ est une condition de réussite forte. Et nous parlons en connaissance de cause puisque nous avions connu quelques déboires avec un autre éditeur de logiciel… 

Nous trouvons l’approche d’AGEVAL vraiment sécurisante et c’est ce qui nous a conforté dans notre choix.  

« Je suis un utilisateur convaincu d’AGEVAL et le recommande vivement ! » 

secteur handicap

  • Thierry Lagarde, Directeur qualité, certification, évaluation et gestion des risques. 
  • L’Etablissement Public National Antoine Koenigswarter (EPNAK) est une organisation publique, pilotant 50 unités médicosociales dans 6 territoires en métropole et 1 territoire en Guyane.
    Tous les types de publics sont accompagnés dans les unités de l’EPNAK
    , majoritairement situées en Ile-de-France et en Bourgogne-Franche-Comté. 
  • 4 000 personnes accompagnées et 1 500 professionnels sont répartis au sein des unités distribuées sur le territoire national. 

COMMENT PILOTEZ-VOUS LA DÉMARCHE QUALITÉ ET GESTION DES RISQUES ?

A l’EPNAK, nous parlons d’organisation territoriale. Chaque territoire est piloté par un directeur territorial auquel est rattaché un référent qualité.

Pour la mise en place de l’amélioration continue et le management de la qualité, nous avons identifié des relais jusqu’auprès de l’usager :

  • Les 7 référents qualité territoriaux et le directeur qualité pilotent la démarche nationale d’amélioration continue de la qualité et le management des risques.
  • Un réseau d’ADACQ (animateurs de la démarche d’amélioration continue de la qualité) a été constitué et couvre 50 unités.
  • Un pilote a été nommé par processus.

COMMENT L’AVENTURE AGEVAL A-T-ELLE DÉMARRÉ ?

Dès la première démonstration du logiciel, nous avons été convaincus de l’adéquation entre nos besoins et le logiciel AGEVAL. 

Au départ nous souhaitions équiper uniquement nos 10 établissements de réadaptation professionnelle. Ils étaient certifiés et avaient besoin d’un logiciel de pilotage du système de la qualité. Mais la direction générale a souhaité en faire profiter tous les établissements de l’EPNAK. L’objectif : s’appuyer sur un logiciel unique, complet et ergonomique pour faire du pilotage multisite (reporting des établissements, parangonnage, analyse de typologie de sites identiques…).Lorsque nous avons appris qu’AGEVAL était un partenaire de l’UGAP, cela a permis d’accélérer l’acquisition de la solution.

QUE PENSEZ-VOUS DE L’ACCOMPAGNEMENT IMPULSÉ PAR LE SERVICE CLIENTS ?

Notre cheffe de projet est formidable : extrêmement patiente, disponible et pédagogue. Elle répond à nos attentes et est très compétente.

Nous avons pu déployer AGEVAL en 2 vagues. Après avoir paramétré notre plateforme AGEVAL pour l’adapter à notre organisation, nous avons organisé la première vague de déploiement avec la moitié des unités. L’idée ? Les former efficacement sur 4 modules prioritaires du logiciel (Evaluations, Plan d’actions, GED et Déclarations des évènements indésirables).

SI VOUS PARLIEZ D’AGEVAL À UN HOMOLOGUE, QUE DIRIEZ-VOUS ?

Je dirais que les fonctionnalités du logiciel correspondent à 90% aux besoins des établissements médico-sociaux en termes de management de la qualité. Il est possible d’y injecter toute la matière nécessaire au pilotage de notre activité. Par exemple, l’EPNAK a intégré un référentiel ISO 9001 en 24h.

Enfin, tous les interlocuteurs AGEVAL (service commercial et service clients) sont top et très réactifs. 

Même si tout est perfectible, je recommande AGEVAL sans aucune difficulté et je suis un utilisateur convaincu !

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« Une démarche qualité structurée, efficiente et motivante ! »

Secteur soins à domicile

ADMR-partenaire-AGEVAL

  • Rencontre avec Hélène Fèvre, responsable des pôles développement, communication et qualité. 
  • La Fédération Départementale des Associations d’ADMR du Gers gère un réseau de 11 associations locales qui assurent et proposent des prestations d’aide à domicile ou soins à domicile.
  • Sans logiciel qualité et gestion des risques, les processus de travail de la Fédération Départementale des Associations d’ADMR manquaient de fluidité ce qui provoquait une perte de temps dans l’application et l’analyse de leurs actions d’amélioration continue.

 

Quel a été l’élément déclencheur ?

Lassée de travailler sur Excel, je croise la route d’AGEVAL en 2018. Je comprends rapidement que la fédération peut centraliser et piloter l’ensemble de sa démarche qualité. Dans les faits, plusieurs bénéfices très concrets nous permettant aujourd’hui de dire que nous avons fait le bon choix.

Pourquoi avoir choisi la solution AGEVAL ?

Une démarche qualité transversale et homogène

AGEVAL est une plateforme unique où la fédération et l’ensemble de ses associations suivent et pilotent leur démarche qualité. Lorsque l’expérience AGEVAL a démarré, nous nous sommes d’abord concentrés sur nos évaluations internes. Nous les avons saisies dans le logiciel pour générer notre plan d’actions. Chaque association a ainsi pu accéder à ses plans d’actions d’amélioration continue. Il faut dire que le module Plans d’actions est plus motivant qu’un Excel lambda :  

  • sécurisation de la réalisation de notre feuille de routegrâce à la mise en place d’un système de notifications lors d’un retard ou de l’assignation d’une action à un pilote 
  • possibilité d’accéder aux plans d’actions internes à son établissement en fonction des droits assignés aux collaborateurs ;
  • pilotage intuitif et dynamique de l’ensemble des plans d’actions (projet de service, évaluation interne, évaluation externe, auditsetc.). 

 

Une gestion des risques a priori plus efficiente 

 Nous avons pu laisser toutes nos anciennes trames Excel au placard. Réaliser le DUERP de chacune de nos activités et suivre nos plans d’actions de prévention devenaient de plus en plus gênant.  

Grâce à AGEVAL, ces rendez-vous annuels ont été considérablement facilités. Nous pouvons nous concentrer sur l’analyse de nos risques et nous engager sur la mise en application de nos actions de prévention, tout en nous déchargeant de la partie logistique… Quand je pense que certains réseaux d’ADMR centralisent jusqu’à 70 voire 120 associations ! 

 

Une analyse automatique des enquêtes diffusées 

Nos grands rendez-vous annuels sont : l’enquête de satisfaction de nos usagers et l’enquête sur les conditions de travail à destination de nos agents. Chaque année et avec AGEVAL, nous sondons ces différentes cibles et portons à la connaissance de chaque association un rapport d’enquête illustré, comprenant également un comparatif d’une année sur l’autre ou entre associations. 

Prochainement, nous allons intégrer nos enquêtes internes sur l’outil de télégestion des ADMR utilisé pour badger chaque intervention… Cela nous permettra de systématiser la saisie de ces enquêtes et d’avoir une photographie en temps réel des actes pratiqués sur le terrain.

 

Une gestion documentaire facilitante 

Notre gestion documentaire est consultée une fois par mois minimum, par nos collaborateurs. Outre la base documentaire que nous alimentons au fur et à mesure, nous avons également ajouté un bulletin d’informations mensuel. Convaincus par l’accessibilité de l’outil, nous avons d’ailleurs rationalisé nos sources d’informations. Tous les documents disponibles sur la base documentaire nationale des ADMR sont ajoutés au fil de l’eau sur la GED AGEVAL : procédures, documents portant sur la gestion des finances, réglementation, etc. Ainsi, l’ensemble de nos publics ont un accès facilité et homogène à l’information : président, associations, cadres de secteur, etc. 

 

Une expérience motivante 

Le logiciel AGEVAL nous a permis d’avoir une approche davantage structurée sur la gestion de notre démarche qualité. Nous avons pu mettre un COPIL qualité en place, qui se réunit jusqu’à 4 fois par anCe rituel nous permet de suivre et piloter notre action efficacement. 

Nous pouvons ainsi jalonner l’ensemble de nos plans d’actions, tout en ayant une vision individuelle ou collective de nos associations. 

Par ailleurs, l’appropriation des équipes semble être une réussite. Le logiciel AGEVAL est devenu un véritable outil de travail quotidien répondant à plusieurs besoins, notamment : 

  • la communication à travers la centralisation de toutes nos actions d’amélioration via le module Plan d’actions, et vecteur de remontées terrain via le module Enquêtes ;
  • la mise à disposition de ressources grâce à la valorisation de tous les documents essentiels au bon fonctionnement de notre organisation via le module GED ;
  • l’analyse objective et participative de notre organisation à travers la gestion de l’ensemble de nos audits, qu’ils soient en lien avec la réglementation en vigueur (évaluations internes, etc.) ou issus de besoins spécifiques (audit interne de nos processus, etc.) et en collaboration avec des pilotes sélectionnés par nos soins.

En résumé, que pouvez-vous nous dire de votre expérience AGEVAL ?

AGEVAL est un outil complet et facilitant. Même si cela reste un coût pour notre organisation, nous aurions dû le prendre plus tôt ! Il est adapté à notre organisation ainsi qu’à nos besoins. Nous nous concentrons sur le pilotage global et opérationnel, en nous délestant de tout l’aspect logistique qui peut prendre beaucoup d’énergie 

Par ailleurs, nous pouvons compter sur un service clients dévoué et aidant. Nous trouvons toujours des réponses pertinentes à nos questions : au travers d’échanges avec le service support, ou notre chef de projet dédié. Merci AGEVAL ! 

« Suivre et piloter toute sa démarche qualité au niveau national »

secteur social

  • Marc Briffaud, Responsable des projets SI du groupe SOS Solidarités.
  • Le Groupe SOS Solidarités compte 250 établissements sur l’ensemble du territoire français.
  • La mission principale de Marc Briffaud consiste à porter les projets SI de l’association ; en contactant notamment les éditeurs, en gérant la contractualisation, en suivant le déploiement des projets et aussi en accompagnant le changement, en intervenant au sein des directions d’établissements dans le cadre de formations.

Comment avez-vous connu AGEVAL ?

J’ai connu AGEVAL par le bouche à oreille, lorsque nous nous sommes mis en quête d’un logiciel. Le logiciel AGEVAL s’est révélé comme étant la solution sur le marché la plus ergonomique, complète et facile à intégrer dans nos SI.

Le Groupe SOS Solidarités a intégré AGEVAL pour suivre et piloter toute sa démarche qualité au niveau national. AGEVAL répond concrètement à plusieurs besoins chez nous : l’homogénéisation de nos pratiques, le suivi de nos actions, notre mise en conformité avec les obligations du secteur médico-social, la remontée et le traitement de nos EI…

Comment raconteriez-vous l’expérience AGEVAL en tant que DSI ?

Je dirais tout simplement que je suis satisfait et que le déploiement du logiciel sur nos 250 établissements s’est très bien passé.

AGEVAL est un outil SAAS, facile d’accès et ayant peu de contraintes techniques. Dès lors que le paramétrage de la plateforme est prêt et affiné, on peut l’utiliser. Il n’est pas utile de mettre en place une méthodologie projet lourde et les équipes AGEVAL se sont montrées disponibles, à l’écoute et fiables.

Résultat : avec l’aide de notre cheffe de projet, nous avons déployé sereinement AGEVAL sur nos 250 établissements en 1 an et demi.

Pourquoi recommanderiez-vous AGEVAL ?

Avec AGEVAL les échanges sont simples, efficaces et réactifs ! Nous bénéficions d’une réelle constance et attention. Le support est joignable en permanence et nous avons toujours des réponses à nos questions.

Et si je devais parler d’AGEVAL à un DSI, je dirais que j’ai souvent des problèmes techniques dans mon quotidien… mais jamais avec AGEVAL ! AGEVAL est un logiciel fiable (aucun problème de sécurité), dont le taux de disponibilité est très intéressant, tout comme le temps d’intervention.

« Comment AGEVAL est devenu indispensable dans notre organisation »

SECTEUR HANDICAP

  • Rencontre avec François-Aimé Arrighi, Directeur HD2A et Michèle Campana, assistante qualité
  • L’association Handicap Dépendance Corse du Sud 2A est composée de plusieurs établissements (2 EHPAD, 2 FAM)
  • « Avec AGEVAL nous sommes passés de l’âge de pierre à l’époque contemporaine. Nous avions avant construit des outils difficiles à mettre à jour. Avec AGEVAL nous avons structuré notre démarche qualité et gestion des risques au sein de notre organisation. Nous ne pourrions plus nous en passer ! »

Pourquoi vous êtes-vous dotés d’un logiciel pour le pilotage de votre démarche Qualité ?

Nous en éprouvions le besoin pour amorcer nos évaluations. Ce qui a été décisif pour nous :

  • la mise à disposition d’un référentiel Handicap qualitatif ;
  • la génération de rapports d’évaluation illustrés et très satisfaisants ;
  • la possibilité d’ajouter directement tous nos objectifs et actions liés à nos évaluations, dans notre plan d’actions global.

Centraliser tous nos plans d’action sur une plateforme unique est très aidant dans notre gestion quotidienne. Dès lors que nous avons des réunions, nous allons à l’essentiel et pilotons plus facilement notre activité sans nous noyer dans des comptes-rendus de réunions, des tableaux Excel….

Par ailleurs, cela nous a permis de faire du levier pour le suivi et l’amélioration continue de notre démarche qualité et gestion des risques.

 

Pouvez-vous nous parler de votre utilisation d’AGEVAL ?

Nous avons AGEVAL depuis quelques années déjà. AGEVAL est notamment utilisé pour :

  • la mise en œuvre et le suivi de nos évaluations internes et externes ;
  • le pilotage global de la démarche qualité avec une utilisation accrue du module Plan d’actions ;
  • la mise en place d’enquêtes pour sonder nos différentes cibles et leurs communiquer des résultats visuels et clairs (enquête de satisfaction des familles d’usagers et des mandataires judiciaires, enquête de satisfaction quant aux prestations proposées…) ;
  • la gestion de nos risques a posteriori pour la centralisation, le suivi et le traitement de tous nos évènements Indésirables ;
  • la gestion des risques a priori avec la mise à jour de notre Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels et le suivi régulier de nos plans d’actions associés.

 

Quel bilan dressez-vous de l’accompagnement AGEVAL ?

Premièrement nous dirions que nous sommes satisfaits :

  • Notre chef de projet s’adapte à nos priorités et est pertinent dans son accompagnement ;
  • Le service support est très réactif et nous apporte toujours des réponses pertinentes.

En plus de notre accompagnement continu, nous avons participé aux formations collectives AGEVAL. Cette approche communautaire nous a beaucoup plu. Nous avions pu rencontrer en physique, en plus des chefs de projet AGEVAL, des pairs utilisateurs d’AGEVAL. Même si nous connaissions bien l’outil, il a été intéressant de passer en revue les grands principes d’AGEVAL en écoutant les retours d’expérience des uns et des autres.