Démarche qualité dans le milieu associatif : étude de cas de l'Apei AUBE
AGEVAL embarque l’ensemble des acteurs de la démarche qualité autour d’un outil commun, accessible à tous, qui répond à nos enjeux qualité
Julie Soupeaux, Responsable Service Qualité et Communication, DPO, Apei AUBE
Rencontre avec Julie Soupeaux, responsable qualité au sein de l’APEI AUBE. Elle pilote la démarche qualité de 29 établissements et services présents dans les départements de l’Aube et de la Haute-Marne avec le logiciel AGEVAL Solutions depuis 2021. Ces structures proposent des solutions adaptées à l’accompagnement de personnes en situation de handicap mental et de polyhandicap à tout âge de la vie, ainsi qu’à leur famille
Quels étaient vos enjeux en choisissant AGEVAL ?
L’outil qualité numérique que nous utilisions pour gérer les évènements indésirables et la bibliothèque documentaire était vieillissant, nos utilisateurs ne s’y reconnaissaient plus. Il était également difficile de piloter la démarche qualité de l’ensemble des établissements, avec des modes de fonctionnement différents et des outils isolés.
Avec le logiciel AGEVAL Solutions, nous avons pu embarquer l’ensemble des acteurs de la démarche qualité autour d’un outil commun, accessible à tous, qui répond à nos enjeux qualité : déclarer les évènements, élaborer des plans d’actions et suivre nos indicateurs. Nous sommes désormais capables d’accompagner au mieux nos équipes sur l’aspect opérationnel.
Nos challenges à venir vont s’orienter vers :
- ✓ le pilotage de notre démarche RSE sur le logiciel AGEVAL pour le suivi du plan d’actions et des indicateurs. Nous avons d’ailleurs utilisé la fonctionnalité « Enquêtes » d’AGEVAL pour sonder nos parties prenantes internes et externes pour construire notre projet ;
- ✓ la réalisation d’enquêtes de satisfaction à destination des personnes accompagnées ;
- ✓ le suivi de la norme ISO 9001 : 2015 dans le module audit pour l’un de nos ESAT.
Comment s’est passé le déploiement d’AGEVAL au sein de vos structures ?
Un comité de pilotage constitué de directions d’établissement, de services et de fonctions supports s’est formé en interne pour déployer le logiciel. Notre chef de projet d’AGEVAL nous a accompagné pour paramétrer la plateforme au plus près du fonctionnement de nos structures. Des établissements pilotes ont testé le logiciel pour garantir sa bonne prise en main et la justesse des paramétrages.
« La réactivité du chef de projet et de l’équipe support d’AGEVAL a été un réel atout dans la mise en œuvre, et encore actuellement dans l’utilisation courante du logiciel qualité. »
Quels sont les modules les plus plébiscités en interne ?
Plusieurs modules sont devenus indispensables pour nos utilisateurs :
- ✓ le premier module à être investi par les équipes a été le module « Déclarations » pour les évènements indésirables. Il permet à chacun, selon ses droits d’accès, de tracer et d’analyser les évènements indésirables, les accidents du travail. Plus récemment, nous avons mis en place les formulaires de suivi des plaintes et réclamations et des dysfonctionnements graves.
- ✓ le module « Documents » présenté aux équipes comme la bibliothèque des procédures et protocoles « APEI AUBE » permet de trouver les documents utiles et à jour en quelques clics seulement ;
- ✓ la centralisation et le suivi de l’ensemble du DUERP (document unique d’évaluation des risques professionnels) par notre service ressources humaines sont désormais possibles grâce à AGEVAL Solutions et son module « Gestion des Risques » ;
- ✓ l’ensemble des structures a réalisé facilement les auto-évaluations avec le module « Audit » ;
- ✓ enfin, le module « Plan d’actions » est devenu essentiel pour centraliser l’ensemble des actions qualité en un seul et même lieu, permettant un pilotage transversal par nos différents acteurs.
Comment parleriez-vous d’AGEVAL à un homologue ?
AGEVAL est un logiciel simple à prendre en main et personnalisable. Il crée un lien fort entre l’ensemble des acteurs de la démarche d’amélioration continue. Enfin, la qualité et la disponibilité de l’équipe support, qui apportent des réponses rapides et toujours avec le sourire, sont à souligner.
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