Démarche Qualité dans les Centres de Bilans de Santé : étude de cas

QUAND AVEZ-VOUS CROISÉ LA ROUTE D’AGEVAL ?

La première fois que j’ai entendu parler d’AGEVAL, c’était lors d’une formation qualité chez AFNOR. Une collègue nous a parlé du logiciel et nous l’a présenté.

Je l’ai trouvé tout de suite très ergonomique et j’ai eu envie de l’utiliser.

Par ailleurs, en tant que DPO, je me suis intéressée aux logiciels de pilotage du RGPD : de vrais avions de chasse ! Néanmoins, ils présentent tous le même désavantage : ils ne sont attractifs que pour les DPO… Quel est l’intérêt de choisir un outil que je serai la seule à utiliser ? Si personne d’autre ne va dessus, le comprend et l’alimente, ça ne sert à rien.

Mes deux postes étant transversaux, il me fallait donc trouver un outil qui peut tout faire, et surtout que tout le monde peut et a envie d’utiliser !

QUELS ÉTAIENT VOS ENJEUX QUALITÉ ?

AGEVAL a répondu à plusieurs de nos problématiques, dont :

• ✓ notre besoin de piloter globalement notre organisation ;
• ✓ la nécessité d’avoir une gestion documentaire centralisée et transversale ;
• ✓ la consolidation des non-conformités et des réclamations dans le cadre de l’amélioration continue.

QUE DIRIEZ-VOUS DU LOGICIEL APRÈS QUELQUES MOIS D’UTILISATION ?

AGEVAL est très accessible et complètement paramétrable pour faire du sur-mesure. Il répond totalement à mes objectifs : centraliser la gestion de la conformité pour un pilotage haut niveau et embarquer l’ensemble de mes collaborateurs en répondant à chacun de leurs besoins.

Chaque salarié doit être en mesure de participer à la qualité, en :

• ✓ déclarant une non-conformité ou une réclamation ;
• ✓ répondant à une enquête ;
• ✓ émargeant une procédure ;
• ✓ ou bien en suivant l’avancement d’un plan d’actions qui vise un objectif défini.

Cela donne du sens et contribue à améliorer la satisfaction au travail.

• ✓ tenir à jour la documentation des connaissances organisationnelles, véritable trésor de savoir-faire et mémoire de l’entreprise ; 
• ✓ évaluer la satisfaction (des clients, des salariés, des fournisseurs) ;
• ✓ auditer la conformité de nos prestataires ;
• ✓ réaliser des analyses de risques et des auto-diagnostics de conformité.

Enfin, on voit que le logiciel évolue régulièrement. J’ai l’impression d’utiliser un outil qui a du vécu, encore un beau potentiel devant lui et qui va clairement dans le bon sens !

QUELS SONT LES FONCTIONNALITÉS DEVENUES INDISPENSABLES DANS VOTRE QUOTIDIEN ?

Chaque module AGEVAL apporte son lot de bénéfices.

• ✓ le module Déclarations est essentiel pour suivre en un coup d’œil l’ensemble de nos écarts (non-conformités et réclamations). Nous pilotons l’amélioration continue, autant de notre prestation vis-à-vis de nos clients que de la qualité de vie au travail pour nos salariés !
• ✓ le workflow lié à chaque déclaration de non-conformité/réclamation nous permet de faire un retour rapidement aux déclarants. Quoi de plus motivant que d’avoir un retour pour donner suite au signalement d’un évènement indésirable ? J’utilise également ce module pour les incidents en matière de sécurité de l’information. Je centralise les incidents dans une fiche dédiée au recensement et au traitement de la violation de données ;
• ✓ enfin, je pilote l’ensemble grâce au tableau de bord et peut mener sereinement mes plans d’actions.

Le module Enquêtes permet de :

• ✓ sonder régulièrement nos clients, nos salariés ou nos fournisseurs ;
• ✓ préparer les revues de processus à partir d’un questionnaire ;
• ✓ réaliser des audits de conformité de nos prestataires.

Le module DUERP est un excellent support pour auditer tout le monde par rapport à son poste de travail, par familles de risques/sous-risques… Le rapport automatisé est intéressant et très visuel. La médecine du travail est ravie de cette nouvelle présentation et m’a demandé de leur présenter le logiciel  !

COMMENT SE DÉROULE VOTRE ACCOMPAGNEMENT AVEC VOTRE CHEF DE PROJET AGEVAL ?

Au global, je dirais que toutes mes questions sont accueillies avec plaisir et la réponse apportée est toujours à la hauteur de mes attentes. Ma cheffe de projet est très professionnelle et humainement vraiment sympathique. Le support technique est également ultra disponible et aimable.

Par ailleurs la documentation, à propos du logiciel et mise à disposition des utilisateurs, est très complète et facile à utiliser.

LE MOT DE LA FIN ?

Au-delà du fait que le logiciel soit très bien pensé pour piloter la qualité, son ergonomie et son intuitivité permettent de piloter n’importe quelle conformité grâce à une approche PDCA basée sur les risques. AGEVAL n’est pas un outil complexe qui nous demande de nous conformer à lui pour nous l’approprier.

Au contraire, c’est un outil qui s’adapte à notre organisation et nos objectifs de conformité, quel que soit le référentiel utilisé. Il suffit de le configurer de sorte que chaque utilisateur y trouve ce qu’il y cherche !

Quand on fait du management transversal, AGEVAL est exactement l’outil que l’on recherche…

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