Démarche Qualité en Centre Hospitalier : étude de cas du Centre Hospitalier d'Ernée

 Je suis ravie de ne plus avoir à gérer plusieurs plans d’actions. Il me suffit d’ouvrir le logiciel et les informations viennent à moi !

Maï-Lëen Maure, ingénieure qualité, coordinatrice générale de soins et déléguée à la protection des données du Centre Hospitalier d’Ernée

POURQUOI AVOIR CHOISI AGEVAL POUR VOTRE ÉTABLISSEMENT SANITAIRE  ?

En 2012, nous avons acquis AGEVAL pour répondre à un besoin prégnant : la gestion de nos évaluations interne puis externe pour notre EHPAD. A l’époque, un autre logiciel avait déjà été mis en place pour notre établissement sanitaire. Malheureusement, tout ne s’était pas passé comme prévu et nous n’avions jamais été au-delà du paramétrage de l’outil…

Lorsque la direction a changé au sein de notre organisation, de nouvelles priorités liées à la gestion de nos risques a posteriori sont apparues. Nous avons donc fait le choix de déployer AGEVAL sur nos deux établissements.

Le bonus ? AGEVAL est le logiciel choisi par les autres structures de notre GHT !

QUE RETENEZ VOUS DU DÉPLOIEMENT DU LOGICIEL ?

Nous avons pris le temps qu’il fallait pour paramétrer notre plateforme. Notre chef de projets AGEVAL a été un facilitateur : il nous a permis de nous projeter dans l’exercice.

Résultat des courses : la formation de nos équipes s’est très bien passée, tout le monde a trouvé le logiciel intuitif !

Cette étape ainsi que l’accompagnement dont nous avons bénéficié ont été décisifs dans la réussite de notre projet.

CÔTÉ FONCTIONNALITÉS, QUEL EST VOTRE TOP 3 ?

Personnellement, je suis ravie de ne plus avoir à gérer plusieurs plans d’actions sous format Excel en simultané. Chaque jour, il me suffit d’ouvrir le logiciel et les informations viennent à moi ! En parallèle, la direction garde un pied sur le terrain et peut également répondre à chaque demande en s’appuyant directement sur le logiciel.

Par ailleurs, les pilotes de processus sont complètement autonomes. Ils se concentrent sur leurs missions et ne perdent plus de temps ni d’énergie dans la mise à jour d’informations ou la relance des uns et des autres.

Voici les modules que nous utilisons le plus :

• ✓ le module Déclarations : nous travaillions auparavant sur différents supports (formulaires papier, courriers, fichiers Excel, instance de direction, etc.). C’était une usine à gaz : 80% des déclarations n’étaient pas suivies de manière satisfaisante. Avec AGEVAL, nous avons paramétré nos fiches (évènements indésirables et bons d’interventions techniques) ainsi que nos circuits de traitement. Cela nous a poussé à nous remettre en question sur notre gestion quotidienne. Désormais, tout se passe en ligne et nous répondons à chacun de nos déclarants en moins de 48h ! Les workflows sont adaptés à nos structures et nous libèrent de la bande passante ;
• ✓ le module Plan d’actions : c’est un réel outil de communication pour nos collaborateurs. L’outil facilite la remontée d’informations au sein de la cellule qualité et les responsables d’action travaillent en parfaite autonomie. Après avoir travaillé quelques années sur Excel, je peux dire que c’est notre outil magique. Trois membres de notre équipe ont la responsabilité d’alimenter notre plan d’actions afin de conserver une unité et homogénéité ;
• ✓ le module Évaluations : il nous fait gagner beaucoup de temps également… Tout est automatisé dès lors que nous complétons nos grilles d’évaluation. Nos cadres peuvent piloter leurs audits facilement. C’est finalement une action collaborative nous permettant de centraliser toutes nos évaluations, ainsi que nos plans d’actions d’amélioration continue.

QUE DIRIEZ-VOUS À UN HOMOLOGUE À PROPOS D’AGEVAL ?

AGEVAL est un logiciel facile d’utilisation et modulable par rapport à nos besoins et notre organisation.

Nous avons formé 300 agents en moins d’un mois. Nos collaborateurs peuvent consulter l’outil pour s’approprier la démarche et être totalement autonome dans la réalisation de leurs actions.

Les équipes trouvent le logiciel visuellement très clair ; il prend en compte les potentiels handicaps visuels et chaque rubrique est bien identifiée pour une navigation optimale. Il y a une vraie politique d’économie du clic et nous ne nous posons pas mille questions dans notre utilisation quotidienne.

Si je devais résumer les bénéfices d’AGEVAL, je dirais qu’il s’agit avant tout de :

• • ✓ gagner en structuration ;
  • ✓ gagner en réactivité ;
  • ✓ gagner du temps.

L’énergie que nous dépensions peut désormais être investie ailleurs. Nous pouvons totalement nous reposer sur l’outil…

DÉCOUVRIR L’HISTOIRE D’AGEVAL DANS LE SECTEUR SANITAIRE