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IDENTITOVIGILANCE : LES BONNES PRATIQUES ET LES RÉFÉRENTIELS INDISPENSABLES POUR LA QUALITÉ DES SOINS ET LA SÉCURITÉ DE L’USAGER

Les établissements médico-sociaux et sanitaires sont amenés à soigner des patients/usagers de manière quotidienne. Dans ce contexte, la maîtrise de l’identité des usagers revêt une importance capitale. Une identification adéquate garantit en effet d’administrer le bon soin, au bon patient et au bon moment. Elle constitue aussi un facteur-clé de la sécurité des soins, ainsi que le rappelle le Référentiel National d’Identitovigilance.
L’identification correcte de l’usager constitue le premier acte d’un processus se prolongeant tout au long de sa prise en charge par les différents professionnels impliqués.

Toutefois, les structures de soin et de santé sont quotidiennement confrontées à des erreurs d’identitovigilance qui ne sont pas sans danger pour l’usager. Erreurs d’état civil, doute sur l’identité d’un usager, doublon ou collision d’identité numérique… Les sources de risques pour l’usager sont nombreuses, et sans surprise les événements indésirables concernant l’identitovigilance sont parmi les plus fréquents.
C’est pourquoi les ESSMS et les établissements sanitaires doivent relever le défi du déploiement d’une démarche :
– de signalement et d’enregistrement des incidents ou des risques d’incidents en identitovigilance ;
– d’évaluation et d’analyse de ces incidents liés à une mauvaise identification patient/usager ;
– de réalisation et suivi des actions correctives décidées.

AGEVAL vous embarque pour tout savoir sur l’identitovigilance, ses principes et sa mise en œuvre.
Dans notre article, découvrez :

  • 1. comment définir l’identitovigilance, et les risques pour les établissements de soin et de santé ;
  • 2. les bonnes pratiques pour renforcer l’identitovigilance ;
  • 3. les référentiels-clés à conserver précieusement ;
  • 4. comment AGEVAL vous accompagne pour piloter vos démarches d’amélioration et de montée en compétence consacrées à l’identitovigilance.

L’identitovigilance, au cœur des réglementations et préoccupations relatives à la sécurité de l’usager

L’identitovigilance en quelques mots

Pour définir l’identitovigilance, nous pouvons nous tourner vers le Ministère de la Santé et de la prévention, qui en donne une définition sur son site Internet :

L’identitovigilance est l’ensemble des mesures mises en œuvre pour fiabiliser l’identification de l’usager afin de sécuriser ses données de santé, à toutes les étapes de son parcours.

L’identitovigilance est donc l’organisation mise en œuvre pour fiabiliser l’identification du patient/usager et sécuriser ses données de santé, à toutes les étapes de sa prise en charge. Elle concerne la compréhension et le respect par tous les acteurs des règles d’identification ainsi que la gestion des risques liés aux erreurs rencontrées.

Le renforcement progressif du concept d’identitovigilance

Bien que l’identitovigilance ne soit pas (encore) considérée comme une vigilance règlementaire, ce concept se renforce de plus en plus. Depuis quelques années, le Code de Santé Publique évoque l’identitovigilance comme une priorité de santé publique qui contribue à la prise en charge optimale des patients/usagers, dans plusieurs décrets :

  • le décret n° 2003-462 du 21 mai 2003 qui reprend dans son article R. 1112-2 que chaque pièce du dossier patient doit être datée et comporter l’identité du patient avec son nom, son prénom, sa date de naissance ou son numéro d’identification ;
  • le décret n° 2002-780 du 3 mai 2002 qui évoque « une fiche administrative comportant, pour chaque malade hospitalisé, le nom et l’adresse du malade, son numéro d’immatriculation, sa caisse d’affiliation, la date et l’heure de son entrée, la discipline d’admission […] » ;
  • le décret n° 2002-637 du 29 avril 2002 qui confirme dans son article 9 l’obligation de constituer un dossier patient pour tout patient hospitalisé ou consultant dans un établissement de santé public ou privé.

Dans le secteur sanitaire, la Haute Autorité de Santé prend soin de souligner l’importance de l’identitovigilance. Ainsi, le critère 2.3-01 du référentiel de certification dispose que «Les équipes respectent les bonnes pratiques d’identification du patient à toutes les étapes de sa prise en charge».
Concernant le secteur médico-social, il n’existe pas de critère d’évaluation en tant que tel. Toutefois, les principes de l’identitovigilance sont quotidiennement appliqués, notamment dans le cadre du circuit du médicament.
L’Organisation Mondiale de la Santé (OMS) reconnait également l’importance de l’identitovigilance pour la sécurité des patients et soutient les méthodes visant à améliorer la qualité et la sécurité des soins, la nécessité d’éduquer les professionnels de santé aux principes et concepts de la sécurité des patients.
Pour l’OMS, les nouvelles générations de professionnels de santé doivent être formées à dispenser des soins centrés sur le patient. Elle s’est attachée à élaborer un guide pédagogique pour la sécurité des patients et la mauvaise identification est considérée comme un risque évoqué et à maîtriser par les professionnels de santé.

Identitovigilance : les risques et les événements indésirables courants au sein des établissements médico-sociaux et sanitaires

Dans le secteur médico-social, une mauvaise identification de l’usager peut concerner :

  • – une erreur sur l’identité d’un homonyme, une confusion entre mari et femme, une confusion de la personne déclinant une identité qui n’est pas la sienne ;
  • – une erreur lors de l’administration d’un médicament, en particulier de la part des professionnels qui interviennent en remplacement ou de manière ponctuelle ;
  • – une erreur liée à la prise en charge (hôpital ou interventions extérieures de laboratoires, ambulanciers) : mauvaise personne emmenée pour des examens à l’hôpital, prélèvement sanguin effectué sur la mauvaise personne ;
  • – une erreur lors de la distribution des repas : repas donné à la mauvaise personne avec les risques liés aux allergies alimentaires, au type de texture servie par exemple.

Ces risques sont également valables pour le domaine sanitaire. Au regard de l’activité dans le sanitaire, l’erreur d’identification d’un patient au sein d’un établissement de santé peut également concerner :

  • – une erreur d’identité lors d’une transfusion sanguine : la transfusion a eu lieu sur la mauvaise personne ;
  • – une erreur lors de la prise en charge au bloc opératoire : inversion de patient pour une intervention chirurgicale par exemple.

Ces erreurs d’identification peuvent avoir des impacts plus ou moins graves sur la prise en charge du patient/usager, ce qui nous renvoie à la notion d’événement indésirable.

La Haute Autorité de Santé (HAS) définit un évènement indésirable comme étant «un évènement ou une circonstance associée aux soins qui aurait pu entraîner ou qui a entraîné une atteinte pour un patient et dont on souhaite qu’il ne se produise pas de nouveau». On comprend bien qu’il y a évènement indésirable même s’il n’y pas eu de dommage.

Dès lors qu’une erreur d’identification est détectée (telle que celles décrites précédemment), elle est qualifiée d’évènement indésirable. Ces évènements indésirables liés à la mauvaise identification du patient/usager peuvent entraîner des conséquences telles que :

  • – une prise en charge inadaptée ;
  • – une désorganisation de son parcours de soin ou des services ;
  • – un retard lors de sa prise en charge ;
  • – une perte d’informations ;
  • – une erreur de diagnostic ;
  • – un décès,…

L’identification du patient/usager fait partie intégrante de tout acte de soin et en constitue la première étape. Maîtriser ce risque c’est garantir un accompagnement optimal du patient/usager dès son arrivée dans la structure.

AGEVAL vous accompagne dans le management de la qualité de votre établissement.

Renforcer l’identitovigilance : les bonnes pratiques professionnelles

Nous l’avons vu, la bonne identification d’un patient/usager fait partie intégrante des exigences relatives à leur sécurité.
Il existe en général dans les structures de soin et de santé autant d’identifications du patient/usager que d’épisodes dans son parcours de soins.
Le partage des bonnes pratiques est donc primordial afin d’assurer un accompagnement optimal des patients/usager.

 

Les critères d’identification de l’usager

1. L’identification primaire de l’usager

L’identification primaire est destinée à attribuer à un usager une identité numérique qui lui est propre, dans un système d’information (SI) de santé.
Elle regroupe les étapes de recherche, de création, de modification d’une identité ainsi que l’attribution obligatoire d’un statut de confiance de l’identité gérée.
Voici des exemples d’identification primaire :

  • – la recherche d’antériorité de l’identité numérique : 3 premières lettres du nom de naissance ou prénom de naissance + date de naissance ;
  • – la création de l’identité numérique ;
  • – l’attribution d’un statut de confiance à l’identité numérique.

Pour définir une identité, nous pouvons faire appel aux traits stricts, qu’il est obligatoire de renseigner, et comprennent :

  • – le nom de naissance ;
  • – le premier prénom de naissance ;
  • – la date de naissance ;
  • – le sexe ;
  • – le lieu de naissance (Code Officiel Géographique ou Code INSEE) ;
  • – la liste des prénoms de naissance ;
  • – le matricule INS.

En soutien des traits stricts, il existe des traits complémentaires. Ces derniers ne servent pas à établir l’identité officielle d’un usager mais sont essentiels pour faciliter certaines opérations relatives à sa prise en charge ou à des traitements relatifs à la gestion des risques.
Parmi les traits complémentaires, citons :

  • – le nom et le prénom utilisés dans la vie courante ;
  • – le code postal et/ou nom de la commune de naissance ;
  • – l’adresse postale de l’usager ;
  • – le numéro de téléphone de l’usager ou de son tuteur ;
  • – l’adresse mail de l’usager ou de son tuteur ;
  • – la photographie ;
  • – la profession ;
  • – le numéro de sécurité sociale de l’ouvrant droit,…

Il est nécessaire de renseigner le maximum de traits complémentaires, selon les consignes que chaque structure définit en fonction de ses besoins (exigence PP 04 du RNIV).

2. L’identification secondaire de l’usager

L’identification secondaire représente les moyens mis en œuvre pour s’assurer que le bon soin sera délivré au bon patient.
Elle consiste à vérifier, à chaque étape du parcours, l’adéquation entre l’identité réelle et celle présente sur les documents et outils de prise en charge (étiquettes, prescriptions, piluliers, dossier, compte-rendu,…).
L’identification secondaire répond à l’une des sources principales d’évènements indésirables associés aux soins (erreur de dossier, d’étiquetage d’un prélèvement, erreur d’administration médicamenteuse, erreur de rangement d’un document dans un dossier de soins,…).
Les professionnels doivent ainsi s’assurer de respecter les bonnes pratiques d’identification secondaire.
Pour cela ils peuvent :

  • – demander à l’usager de décliner son identité par le biais de questions ouvertes ;
  • – prendre en compte, lorsqu’ils existent, des traits complémentaires nom utilisé et prénom utilisé afin d’employer les traits d’identité que l’usager utilise dans la vie courante lorsqu’on s’adresse directement à lui ;
  • – vérifier l’identité inscrite sur le bracelet d’identification ;
  • – s’assurer de la cohérence entre les prescriptions et l’usager ;
  • – vérifier que la photo présente dans le dossier correspond bien à la personne,…

Pour vous accompagner, AGEVAL vous propose une fiche mémo : «10 étapes pour accueillir et vérifier l’identité de l’usager».

Cliquez sur l’image, pour ouvrir et télécharger la fiche mémo et la diffuser dans votre établissement.

Les référentiels-clés pour mettre en œuvre l’identitovigilance

Au sein des établissements, les professionnels doivent s’assurer que leurs pratiques sont en adéquation avec les exigences règlementaires
Afin de les accompagner dans cette démarche, des référentiels et guides ont été élaborés :

  • le Référentiel National d’Identitovigilance (RNIV) ;
  • le Référentiel Identité Nationale de Santé (INS) ;
  • le Guide d’implémentation de l’INS dans les logiciels à destination des éditeurs.

 

Le référentiel national d’identitovigilance (RNIV)

Les membres de l’Association 3RIV, composée des Référents Régionaux en Identitovigilance ont travaillé collectivement pour la mise en place d’un référentiel permettant d’harmoniser les règles d’identitovigilance au niveau national : le Référentiel National d’Identitovigilance (RNIV).

 

Le RNIV formalise les bonnes pratiques à adopter par l’ensemble des acteurs de soins et de santé pour l’identification primaire et secondaire, la gestion des risques liés aux erreurs d’identification et la gestion de l’Identifiant National de Santé (INS).

La première diffusion du RNIV s’est faite en Juin 2021 par le Ministère de la Santé et des Solidarités (auprès des établissements sanitaires, médico-sociaux, et professionnels libéraux, acteurs de santé).
Il comporte 5 volets, chacun spécifiques à des secteurs d’activité :

Apercus RNIV
Les documents officiels valables pour assurer une bonne identification du patient/usager sont définis dans le RNIV :

  • – la Carte Nationale d’Identité (y compris pour les ressortissants de l’UE) ;
  • – le passeport ;
  • – pour les mineurs: le livret de famille ou l’extrait d’acte de naissance (accompagné d’un titre de haut niveau de confiance d’un parent) ;
  • – pour les étrangers: le titre de séjour (temporaire ou permanent).

A noter : la carte vitale et le permis de conduire ne sont pas considérés comme des documents officiels valables pour la bonne identification d’un patient/usager.

Le référentiel identité nationale de santé (INS)

Depuis le 1er janvier 2021, chaque citoyen doit disposer d’une identité sanitaire officielle appelée Identité Nationale de Santé (INS), unique, pérenne et partagée par tous les professionnels de santé qui participent à la prise en charge.
L’Identifiant National de Santé (INS) est un projet au cœur de la feuille de route du numérique en santé.
Il vise à l’utilisation par l’ensemble des acteurs d’une même identité : l’INS.
Cette INS est composée :

  • – des 5 traits stricts de référence (nom de naissance, prénom(s) de naissance, date de naissance, sexe, code INSEE du lieu de naissance) ;
  • – du matricule INS (correspondant au NIR ou NIA de l’individu).

Cette identification unique permet d’améliorer la sécurité des soins, facilite et fiabilise les échanges de données de santé entre professionnels.

Le référentiel INS a été élaboré et décrit les conditions et modalités de mise en œuvre de l’obligation de référencement des données de santé avec l’INS.
Vignette Référentiel Identifiant National de Santé - AGEVAL

 

Ce référentiel :

  • – détermine les acteurs auxquels s’applique l’obligation de référencer les données de santé à caractère personnel avec l’identité INS et en précise les conditions et modalités d’utilisation ;
  • – précise les mesures de sécurité à mettre en œuvre ;
  • – décrit, au travers du Référentiel National d’Identitovigilance qui lui est annexé, l’ensemble des règles à mettre en place par les organismes responsables du référencement dans ce domaine ;
  • – propose en annexe un guide d’implémentation de l’identité INS dans les logiciels, à destination des éditeurs de logiciels qui équipent les professionnels et établissements intervenant dans la prise en charge sanitaire ou médico-sociale. Ce guide vise à aider les acteurs de la santé et du médico-social, pour lesquels le référencement des données de santé avec l’identité INS est obligatoire, ainsi que leurs éditeurs comme sous-traitants, à implémenter l’identité INS dans leurs logiciels.

L’INS est issue des bases nationales de référence, notamment de l’INSEE et de la CNAM. Afin d’attribuer sans erreur une INS à un usager, l’identité doit être au statut «qualifiée».

Tous les acteurs de santé qui créent l’identité à l’accueil doivent dans un premier temps vérifier l’identité par une pièce d’identité valable, donc à haut niveau de confiance.
Ensuite, l’INS peut être obtenue par interrogation d’un téléservice INSi de la CNAM.

Dès lors que les traits retournés par le téléservice INSi sont cohérents avec ceux présents sur la pièce d’identité officielle du patient/usager, le professionnel peut mettre l’identité au statut « qualifié » et l’INS du patient/usager peut être obtenue. Seule une identité qualifiée permet d’utiliser l’INS dans les échanges et partages de données médicales.

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Afin de garantir le succès de l’identitovigilance en établissement, il est important que la structure mette en place un suivi d’indicateurs, des instruments de pilotage et d’aide à la décision.

Pour vous accompagner dans votre démarche d’identitovigilance, nous avons déployé le Référentiel National d’Identitovigilance au sein de la solution de gestion de la qualité AGEVAL, le but étant d’évaluer votre conformité en matière d’identitovigilance et de mettre en place des actions d’amélioration nécessaires.

De plus, le logiciel AGEVAL met à votre disposition un outil de déclaration de vos événements indésirables, connecté au module indicateurs de qualité, et à vos plans d’actions dynamiques, pour vous donner les moyens d’une amélioration continue et partagée de votre démarche d’identitovigilance.

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