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CVS : QUELLES SONT LES PRÉCONISATIONS DE LA HAS POUR LA REPRÉSENTATION DES PERSONNES ACCOMPAGNÉES DANS LES ESSMS ?

Le Conseil de la Vie Sociale (CVS) est une instance destinée à représenter les personnes accompagnées dans les Établissements et Services Sociaux et Médico-Sociaux (ESSMS). Il est issu de la Loi n° 2002-2 du 02 janvier 2002 relative à l’action sociale et médico-sociale.

20 ans après sa création, des évolutions réglementaires majeures et des préconisations de la Haute Autorité de Santé (HAS) incitent les ESSMS à placer le CVS comme un acteur incontournable de la démarche d’amélioration continue de la qualité.

Dans cet article, AGEVAL décrypte pour vous la réforme du Conseil de la Vie Sociale et vous propose des pistes de travail pour en faire une véritable pierre angulaire de votre démarche qualité.

Au sommaire : 

  • 1. Les problématiques de constitution et de fonctionnement du CVS.
  • 2. Le « nouveau » CVS, au cœur de la démarche qualité des ESSMS.
  • 3. Les contours de la réforme du CVS, applicable au 1er janvier 2023.
  • 4. Les préconisations du Conseil pour l’Engagement des Usagers.
  • 5. Pourquoi faire confiance à la solution AGEVAL dans vos échanges avec votre Conseil de la Vie Sociale.

LES PROBLÉMATIQUES DE CONSTITUTION ET DE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL DE LA VIE SOCIALE

 

Les problématiques des Conseils de la Vie Sociale sont propres à chaque ESSMS.

 

Nous pouvons évoquer quelques difficultés dans la constitution d’un CVS :

  • un manque de candidats pour représenter les personnes accompagnées ;
  • un processus d’élections généralement perçu comme long et complexe ;
  • la nécessité de renouveler régulièrement les membres, principalement pour les établissements de court séjour.

 

Le fonctionnement du CVS peut également être altéré par :

  • un défaut de connaissance des missions du CVS par les personnes accompagnées et leurs proches ;
  • des difficultés de compréhension ou d’expression des représentants des personnes accompagnées ;
  • une répartition inégale entre les sujets institutionnels et les sujets du quotidien ;
  • des questions relatives à des situations individuelles, plutôt que des problématiques généralisables ;
  • l’absence de mise en œuvre des actions proposées et/ou de restitution des résultats obtenus.

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LE « NOUVEAU » CVS, AU COEUR DE LA DÉMARCHE QUALITÉ DES ESSMS

 

Selon la HAS, « le contexte découlant de l’épidémie de Covid 19 a fait apparaître les points faibles de la représentation en temps de crise ainsi que des restrictions importantes concernant les droits des patients/personnes accompagnées » (avis n°01-2022 du Conseil pour l’engagement des usagers).

 

Les derniers faits médiatiques relatifs aux ESSMS posent également la question de la place des représentants des personnes accompagnées dans les décisions prises par les établissements.

 

Trois publications récentes positionnent désormais le CVS au cœur du système qualité des ESSMS, le rendant ainsi partie prenante de la démarche :

Dans l’infographie jointe, découvrez notre synthèse des changements à prévoir concernant le CVS !

 

Cliquez sur l’image pour la télécharger et l’imprimer.

LE POINT SUR LA RÉFORME DU CVS, APPLICABLE AU 1er JANVIER 2023

 

Le décret n°2022-688 du 25 avril 2022 relatif au Conseil de la Vie Sociale entre en vigueur au 1er janvier 2023. Il permet de renforcer le rôle du CVS et son implication dans la démarche qualité des établissements.

 

Une composition enrichie

Au 1er janvier 2023, le CVS devra être composé a minima de :

  • deux représentants des personnes accompagnées,
  • un représentant de professionnels employés,
  • un représentant de l’organisme gestionnaire.

Le décret ajoute que, selon la catégorie d’ESSMS, s’ajouteront les membres suivants :

  • des représentants des groupements de personnes accompagnées,
  • des représentants de familles ou des proches aidants,
  • des représentants légaux,
  • des mandataires judiciaires à la protection des majeurs,
  • des bénévoles,
  • le médecin coordonnateur,
  • des membres de l’équipe médico-soignante.

Pourront également assister aux débats :

  • un représentant de la commune d’implantation ;
  • un représentant du Conseil Départemental ;
  • un représentant de l’autorité compétente pour délivrer l’autorisation ;
  • une personne qualifiée ;
  • le représentant du défenseur des droits.

A noter que le nombre de représentants des personnes accueillies d’une part, et de leurs familles ou de leurs représentants légaux d’autre part, devra être supérieur à la moitié du nombre total des membres du Conseil de la Vie Sociale.

 

Un champ de compétences étendu

De nouveaux champs de compétences sont ajoutés aux missions déjà existantes.

Le Conseil de la Vie Sociale donnera son avis et pourra faire des propositions sur les droits et libertés des personnes accompagnées. Il sera également associé à l’élaboration (ou la révision) de la politique de prévention et de lutte contre la maltraitance :

  • il sera sollicité dans le cadre de l’évaluation de l’ESSMS ;
  • il analysera les résultats des enquêtes de satisfaction. A noter qu’en EHPAD une enquête annuelle obligatoire devra être organisée selon une méthode et des outils élaborés par la HAS ;
  • les membres du CVS pourront orienter les demandes d’informations ou les réclamations vers les personnes qualifiées, le dispositif de médiation ou le délégué territorial du défenseur des droits.

 

Un fonctionnement général modifié

Un règlement intérieur viendra remplacer le règlement de fonctionnement. Il devra, entre autres, mentionner les modalités de retour sur les suites réservées aux avis et propositions (alors qu’un règlement intérieur qualifie un document élaboré de manière unilatérale, le règlement de fonctionnement est élaboré de manière collective et participative en concertation avec les différentes parties prenantes).

Les convocations devront être envoyées 15 jours avant la réunion (au lieu de 8 jours actuellement).

Des réunions exceptionnelles pourront avoir lieu à la demande de la majorité des membres (au lieu des deux tiers aujourd’hui).

Un relevé de conclusions sera rédigé à l’issue de chaque séance, validé lors de la réunion suivante puis transmis à l’instance gestionnaire.

Chaque année, un rapport d’activités du Conseil de la Vie Sociale sera rédigé par son président et transmis à l’instance gestionnaire compétente.

LES PRÉCONISATIONS DU CONSEIL POUR L’ENGAGEMENT DES USAGERS

Dans son guide Améliorer la participation des usagers dans les Commissions des Usagers et les Conseils de la Vie Sociale, la HAS propose des « pratiques innovantes ». Elles ont vocation « à indiquer les futures évolutions juridiques ».

Elles sont regroupées en 3 fiches :

  • fiche n°1 : faciliter et améliorer la représentation des personnes accompagnées en CVS ;
  • fiche n°2 : faciliter et améliorer la représentation des usagers en Commission des Usagers (CDU) ;
  • fiche n°3 : faciliter l’auto-évaluation sur le fonctionnement de l’instance à laquelle participent les usagers.

Dans l’infographie ci-jointe, AGEVAL synthétise pour vous les 18 préconisations de la fiche n°1, en 4 étapes clés !

 

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En savoir plus sur les 4 étapes pour améliorer la participation des usagers au CVS

 

ÉTAPE 1 : FAIRE CONNAITRE LE CVS ET SUSCITER L’INTÉRÊT POUR CETTE INSTANCE

Il est nécessaire de faire connaître les missions et le fonctionnement du CVS pour promouvoir la participation aux échanges et favoriser les candidatures aux élections.

Quelques propositions peuvent être retenues :

  • accompagner les candidats en amont des élections ;
  • faciliter la représentation par le remboursement des frais et la mise en place d’un congé de représentation ;
  • formaliser dans le règlement intérieur du CVS les modalités de fonctionnement (conditions matérielles, méthodologie, mode de réunion, …), la composition (statut des représentants des personnes accompagnées) et la fréquence de révision du règlement ;
  • diversifier les supports de communication pour apporter de la visibilité à l’instance (ordres du jour, relevés de conclusions, actions menées, …).

 

ÉTAPE 2 : ENRICHIR ET ÉQUILIBRER LES DÉBATS AU SEIN DU CVS

Pour équilibrer les questions d’ordre organisationnel avec celles relatives à la vie quotidienne, plusieurs recommandations sont émises :

  • préparer les ordres du jour avec les représentants des personnes accompagnées et les adapter au format des réunions ;
  • réaliser des réunions préparatoires mobilisant les personnes accompagnées et leurs représentants ;
  • prévoir des espaces de travail avec des représentants des personnes accompagnées, en session restreinte et réunions thématiques non décisionnelles. Il est préconisé de formaliser un compte rendu pour ces réunions ;
  • organiser des réunions supplémentaires si besoin ;
  • encourager l’utilisation de vocabulaire et termes adaptés et si nécessaire, recourir à des outils d’animation et d’information ;
  • promouvoir les formations des membres du CVS, notamment sur leurs fonctions et les thèmes traités au sein des réunions.

 

ÉTAPE 3 : FAIRE DU CVS UN DES MOTEURS DE LA DÉMARCHE QUALITÉ

Le CVS participe pleinement à la démarche d’amélioration de la qualité de l’accueil et de l’accompagnement des personnes. Il a pour rôle d’organiser le recueil et l’analyse des besoins de la population accueillie et d’émettre des avis et propositions sur diverses thématiques.

Pour ce faire, la HAS incite les CVS des ESSMS à :

  • étudier les évènements indésirables, les réclamations et les remerciements pour repérer les problématiques et les bonnes pratiques sur la qualité des soins, de l’accompagnement et le respect des droits des personnes ;
  • concevoir des outils de consultation et d’expression des personnes accompagnées (enquête, boîte à idées,…) ;
  • construire un outil de suivi régulier de la mise en œuvre des avis et propositions émis ;
  • choisir des indicateurs qualité ;
  • auto-évaluer annuellement le fonctionnement du CVS en utilisant le questionnaire intégré à l’avis de la HAS. Il peut venir en complément du questionnaire destiné au CVS et issu du manuel d’évaluation HAS de la qualité des ESSMS.

 

ÉTAPE 4 : FAVORISER L’OUVERTURE DU CVS ET PROMOUVOIR LES COOPÉRATIONS

Trois préconisations peuvent être retenues :

  • permettre à des personnes externes qualifiées de participer au CVS en fonction des thématiques abordées ;
  • réaliser des travaux communs en inter-CVS ou entre CVS et Commission des Usagers (CDU-établissements sanitaires) d’un même établissement ;
  • assurer la représentation des personnes accompagnées aux instances de quartier ou municipales.

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FAIRE DU CVS UN MOTEUR DE VOTRE DÉMARCHE D’AMÉLIORATION CONTINUE DE LA QUALITÉ AVEC AGEVAL

 

Avec le logiciel et l’accompagnement AGEVAL, vous pouvez efficacement :

  • animer et faire vivre votre Conseil de la Vie Sociale ;
  • piloter et intégrer votre CVS à votre démarche qualité.

 

Piloter votre CVS avec AGEVAL

  • Evaluez annuellement votre CVS avec le concours des modules Audits et Enquêtes.
  • Mettez en place et suivez un plan d’actions dédié aux actions menées par le CVS.
  • Paramétrez et partagez un accès à la documentation du CVS (par exemple son règlement intérieur, l’ordre du jour, les comptes-rendus,…).
  • Pilotez vos indicateurs et optimisez votre démarche qualité.
  • Récupérez aisément les informations vous permettant de construire le rapport d’activité annuel de votre CVS, grâce à l’ensemble des modules d’AGEVAL.

 

Intégrer le Conseil de la Vie Sociale et les personnes accompagnées à l’évaluation HAS

Nous l’avons vu, l’un des enjeux des réformes du CVS est de renforcer son implication dans la démarche qualité des ESSMS.
Avec AGEVAL, vous disposez de plusieurs leviers pour mettre en place cette stratégie voulue par la Haute Autorité de Santé :

  • permettre la participation du CVS aux auto-évaluations de l’établissement : dans AGEVAL, vous pouvez créer et dispenser des questionnaires spécifiques au référentiel HAS ;
  • intégrer l’usager à l’évaluation des ESSMS : avec le logiciel AGEVAL, vous pouvez réaliser des audits accompagné traceur, conformément à la méthodologie HAS. A compter du 25 octobre, AGEVAL propose un guide d’entretien pour aider les établissements à mettre en œuvre ces audits sur le terrain. Ce guide complète la méthode existante de l’accompagné traceur. Il s’agit d’une création exclusive d’AGEVAL qui vient satisfaire une demande récurrente de nos utilisateurs.

 

Mesurer la satisfaction des personnes accompagnées et de leurs représentants

Enfin, avec le support du logiciel AGEVAL et de votre accompagnement personnalisé, vous avez accès à des fonctionnalités intéressantes pour prendre en compte l’avis des personnes accompagnées.
Vous pouvez en effet :

  • gérer et suivre les évènements indésirables, les plaintes et réclamations, les témoignages et remerciements, grâce au module Déclarations (d’autant plus efficacement avec les bilans et plan d’actions associés) ;
  • diffuser des enquêtes pour recueillir l’avis et le niveau de satisfaction des personnes accompagnées et de leurs représentants.