Ageval : vivez la qualité

GESTION DE CRISE EN ESSMS ET EHPAD : COMMENT ÉLABORER SON PLAN BLEU

Article rédigé par Héléna Lebesgue,
consultante spécialiste en Qualité et Maitrise des risques pour les ESSMS et formatrice AGEVAL Formations.

Rendez-vous ici pour suivre Héléna Lebesgue sur Linkedin.

Été 2003 : la canicule met considérablement sous tension les ESSMS et bouscule en profondeur les dispositifs de gestion de risque et de crise alors en vigueur.
Mars 2020 : la gestion de la crise sanitaire due à la COVID nous a montré que des améliorations sont encore à mener.

Ces deux événements, d’une gravité exceptionnelle, ont secoué aussi bien notre société que les établissements médico-sociaux, alors en première ligne.
Pour soutenir des professionnels et des usagers lourdement impactés par ces situations sanitaires exceptionnelles (ou SSE), il fallait agir.
Dès la canicule de 2003, des premières leçons furent tirées en matière de continuité de service et de gestion de crise par les établissements.
En 2005, un arrêté acte la naissance du “Plan Bleu”, dans l’objectif de fixer le cahier des charges du plan d’organisation à mettre en oeuvre en cas de crise sanitaire ou climatique.

En quoi consiste ce Plan Bleu ?
Son but premier est d’armer les ESSMS et les EHPAD avec un plan global de gestion de risques, “pour faire face à tout type de crises et de situations sanitaires exceptionnelles (SSE) susceptibles de les impacter” (Guide d’aide à l’élaboration du Plan Bleu en EHPAD).
Ce n’est pas tout ! En 2022, la Haute Autorité de Santé a inscrit la gestion de crise au cœur du référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS. L’objectif ? Vérifier l’existence et la pertinence des plans de gestion de crise élaborés par les établissements, cet examen devenant un critère d’évaluation de la démarche qualité des ESSMS.

Le Plan Bleu est donc un dispositif essentiel de la gestion des risques et de la qualité des soins et de l’accompagnement en ESSMS.
Le construire et se préparer à sa mise en oeuvre est donc une préoccupation importante des professionnels et de la gouvernance des établissements.

Pour élaborer sereinement votre Plan Bleu et renforcer votre dispositif de préparation et de planification en cas de situation exceptionnelle, AGEVAL vous informe, en 4 points :

  • 1. comprendre les enjeux du Plan Bleu ;
  • 2. élaborer son Plan Bleu en ESMSS, en 5 étapes ;
  • 3. déclencher et piloter le Plan Bleu ;
  • 4. comment AGEVAL vous accompagne : notre logiciel et nos formations dédiées au Plan Bleu.

Les enjeux du Plan Bleu : garantir la qualité de l’accompagnement en ESSMS et en EHPAD, en cas de crise

Comment définir le Plan Bleu ?

Aux origines du Plan Bleu, un décret du 7 juillet 2005 impose aux établissements assurant l’hébergement des personnes âgéesd’intégrer dans le projet d’établissement un plan détaillant les modalités d’organisation à mettre en oeuvre en cas de crise sanitaire ou climatique.Par voie d’arrêté, ce plan est dénommé « Plan Bleu ».
Puis une note de la DGAS a étendu la mise en place du Plan Bleu aux établissements accueillant des personnes en situation de handicap.

Les 3 objectifs du Plan Bleu :

  • prévoir les risques encourus dans un ESSMS ou EHPAD ;
  • minimiser les dommages si les situations envisagées se produisent ;
  • assurer la continuité et la qualité de service de l’ESSMS, quelles que soient les circonstances.

Quels sont les ESSMS devant élaborer un Plan Bleu ?

Par voie d’arrêté, le législateur a précisé quels sont les ESSMS concernés par l’élaboration d’un Plan Bleu.
Il s’agit des structures suivantes :

  • les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes mentionnés à l’article L. 313-12 du Code de l’Action Sociale et des Familles ;
  • les établissements ou services d’enseignement qui assurent une éducation adaptée et un accompagnement social ou médico-social aux mineurs ou jeunes adultes handicapés ou montrant des difficultés d’adaptation ;
  • les établissements ou services de réadaptation, de pré-orientation et de rééducation professionnelle mentionnés à l’article L. 323-15 du code du travail ;
  • les établissements et les services, y compris les foyers d’accueil médicalisé, qui accueillent des personnes handicapées ou des personnes atteintes de pathologies chroniques, qui leur apportent à domicile une assistance dans les actes quotidiens de la vie, des prestations de soins ou une aide à l’insertion sociale, ou bien qui leur assurent un accompagnement médico-social en milieu ouvert ;
  • les établissements ou services à caractère expérimental ;
  • les structures dénommées «lits halte soins santé» et «lits d’accueil médicalisés» qui assurent l’accueil et l’accompagnement de personnes confrontées à des difficultés spécifiques.

Précisons que cet arrêté, en date du 12 février 2024, entrera officiellement en vigueur au 1er janvier 2025.

Le Plan Bleu, un levier de gestion des risques en ESSMS

Par risque, nous entendons les vulnérabilités qui peuvent être rencontrées par la structure, son activité, ses secteurs, ses processus, ses pratiques.

Et le Plan Bleu est un outil puissant pour prévoir et gérer les risques auxquels l’ESSMS ou l’EHPAD peut être exposé.

Comment cela ?
Car un Plan Bleu ne peut se concevoir sans une analyse approfondie des risques qui menaceraient l’établissement.
Le Guide d’élaboration du Plan Bleu en EHPAD est à ce sujet très éclairant : pour élaborer son Plan Bleu, “chaque établissement mène une démarche méthodologique d’identification, d’analyse et de hiérarchisation des risques et menaces qui peuvent impacter son fonctionnement.” (page 18 du Guide).

L’analyse de ces risques peut être formalisée dans une cartographie des risques qui est élaborée en fonction des spécificités de chaque ESSMS : les établissements ne sont pas tous confrontés aux mêmes risques, ne sont pas tous dans la même zone géographique, n’accueillent pas tous le même public et n’ont pas tous la même taille.
Toutes ces caractéristiques vont orienter et personnaliser l’élaboration et le contenu du Plan Bleu.

Le Plan Bleu, indispensable à la continuité de l’activité des ESSMS en cas de crise

Levier de prévision et d’analyse des risques, le Plan Bleu est aussi un outil de gestion de crise.
C’est d’ailleurs son but premier, comme nous l’avons vu en préambule.
L’intérêt du Plan Bleu est en effet de tenir compte du risque mais aussi de prendre en compte le déclenchement soudain de la situation à risque et l’urgence à la traiter rapidement.
Dans le cas d’un incendie ou d’une épidémie par exemple, le Plan Bleu va en effet apporter les réponses nécessaires pour disposer immédiatement des moyens pour traiter la situation de crise.

 

Pour nous éclairer davantage, penchons nous un bref instant sur la notion de crise.
Une crise est un évènement brutal, inhabituel, méconnu, peu prévisible qui déstabilise une situation établie.
Elle dépasse le cadre de la gestion courante des alertes, au regard de son ampleur, de sa gravité ou de son caractère médiatique, avéré ou potentiel.

La crise peut avoir deux origines :

  • une origine externe. Elle est dans ce cas déclenchée par un événement extérieur à la structure. Elle peut alors être gérée dans le cadre d’un plan spécifique comme le dispositif ORSAN (Organisation de la Réponse du Système de Santé en situations sanitaires exceptionnelles), piloté par les Agences régionales de santé (ARS). C’est l’exemple des accidents industriels, inondations, actes terroristes…
  • une origine interne. La crise prend sa source/se déroule au sein de l’établissement. Cela peut être un accident dans les soins, un événement indésirable grave, un acte de maltraitance, un dysfonctionnement technique grave…

 

Outil de gestion des risques et de traitement des crises, le Plan Bleu est enfin un outil d’amélioration de la qualité en ESSMS.
Cet aspect a particulièrement été souligné par la HAS, dans le référentiel d’évaluation de la qualité de 2022.
C’est ce que nous allons voir à présent.

 

Le Plan Bleu, critère d’évaluation de la qualité des ESSMS selon la HAS

En permettant d’analyser les risques et de préparer la réponse aux crises qui menacent l’établissement, le Plan Bleu permet à un ESSMS d’alimenter sa démarche qualité en évaluant son fonctionnement et sa réactivité face à des situations exceptionnelles, et en formalisant les mesures de prévention au regard de ces situations.

Dans le nouveau référentiel d’évaluation des ESSMS publié en mars 2022, la Haute Autorité de Santé consacre un objectif à la gestion de crise, dans le chapitre 3 ciblé sur la gouvernance (objectif 3.14). Ce dernier indique que « l’ESSMS est doté d’un plan de gestion de crise et de continuité de l’activité ».

Ce chapitre comporte 4 critères applicables par tous les ESSMS sans exception, deux de ces critères étant impératifs.
Pour connaitre le détail de ces critères, cliquez sur les flèches descendantes ci-dessous :

1. L’ESSMS définit, avec les professionnels, un plan de gestion de crise et de continuité de l’activité et le réactualise régulièrement.

Ce critère porte sur l’existence d’un plan de gestion de crise, d’un plan de continuité d’activité mais également sur sa réactualisation régulière, celle-ci devant être tracée.
Ce plan doit être réalisé avec les professionnels, chacun dans l’équipe doit le connaître et connaître son rôle en cas de crise. Il doit également être discuté en Conseil de la Vie Sociale – CVS (pour les ESSMS qui sont soumis à cette obligation), aussi bien lors de sa réalisation que lors de sa mise à jour.

Ce critère est impératif et sera vu avec la gouvernance et avec les membres du CVS.

2. L’ESSMS communique son plan de gestion de crise en interne et en externe.

Le plan de gestion de crise et le PCA doivent être partagés en interne, avec l’ensemble des salariés, mais aussi les bénévoles, toutes les personnes qui pourraient être amenées à l’appliquer.
En externe, il doit être partagé avec les parties prenantes que sont les autorités, la préfecture, le SDIS par exemple.
Le plan de communication, les coordonnées des interlocuteurs sont des documents qui pourront constituer des éléments de preuve.

Ce critère est impératif et sera vu avec la gouvernance.

3. Les professionnels participent aux exercices et aux retours d’expérience partagés, organisés par l’ESSMS.

La HAS cherche par ce critère à vérifier que la structure est correctement préparée et mène les exercices adéquats par anticipation et les retours d’expérience lorsqu’il y a eu crise, et qu’elle en garde la trace.
C’est un critère standard, vu avec les professionnels.

4. Les professionnels sont régulièrement sensibilisés et/ou formés à la gestion de crise.

Il s’agit aussi de vérifier la préparation par la formation ou la sensibilisation des professionnels afin que chacun soit en mesure d’appliquer les process en cas d’incident.
C’est un critère standard, vu avec les professionnels.

ESSMS et EHPAD, vous recherchez un accompagnement pour cartographier vos risques et piloter votre Plan Bleu ?

5 étapes pour élaborer son Plan Bleu en ESSMS

Construire un Plan Bleu est une démarche d’anticipation : sa réalisation invite à identifier les risques susceptibles d’affecter la structure et à étudier leurs conséquences sur son fonctionnement et sur la prise en charge des personnes accompagnées.

En fonction de ces risques, il sera possible de prévoir les dispositions pour adapter au mieux son organisation et garantir la prise en charge optimale des personnes accompagnées.

A noter que le Guide d’aide à l’élaboration du Plan Bleu en EHPAD, publié en 2022 par la Direction de la Santé et la Direction de la Cohésion Sociale, propose cinq étapes d’élaboration du Plan Bleu. Adressé principalement aux EHPAD, il peut s’utiliser pour n’importe quel ESSMS, et vous sera d’un précieux soutien.

Pour élaborer son Plan Bleu, les 5 étapes suivantes sont recommandées :

Étape 1 : Constituer l’équipe projet

L’élaboration du Plan Bleu constitue un projet d’envergure et structurant.
Comme tout projet, l’étape de constitution de l’équipe en charge est indispensable et structurante pour l’élaboration du Plan Bleu.
Une des clés de votre succès est donc de s’appuyer sur une équipe qui regroupe toutes les compétences nécessaires : soins, technique, hôtellerie, qualité et tout expert pouvant éclairer les réflexions.
Une fois l’équipe constituée, un pilote pourra animer l’équipe et créer le lien avec la direction, les experts externes et les éventuelles parties prenantes.

 

Étape 2 : Analyser et prioriser les risques

Cette seconde étape invite à recenser les principaux risques et menaces puis à les hiérarchiser.

Pour ce faire, l’ESSMS peut s’appuyer sur des sources internes : les bilans des événements indésirables et événements indésirables graves, les rapports d’inspections et de contrôles, les rapports de conformité.
L’établissement utilisera également avec profit l’autoévaluation de sureté proposée dans le Guide et disponible également sur le site du Ministère de la santé et de la prévention.

L’ESSMS pourra enfin s’appuyer sur des sources externes, comme le dispositif ORSAN de l’Agence Régionale de Santé (ARS), le Schéma Départemental d’Analyse et de Couverture des Risques (SDACR), et le Dossier Départemental des Risques Majeurs (DDRM) élaborés sous l’autorité du Préfet de département.

A titre de pense-bête, évoquons les risques les plus fréquents à prendre en considération : il s’agit des risques technologiques (et notamment la proximité avec un site SEVESO), naturels, énergétiques (les ESSMS étant obligé d’élaborer un Document d’Analyse des risques de Défaillance Electrique – DARDE), des risques infectieux, des risques liés aux soins et à l’accompagnement des personnes.

 

Étape 3 : évaluer les capacités de réponse

Après l’analyse et la priorisation des risques, l’étape 3 propose de se livrer à un inventaire global de la structure et des ressources dont elle dispose, qu’elles soient humaines, matérielles, énergétiques, alimentaires…

Concrètement, cette étape vise à recenser les capacités d’accueil et de réponse, la typologie de la population accueillie, le personnel de l’établissement (catégories professionnelles et effectif), son autonomie énergétique et alimentaire, et les moyens matériels disponibles.

Ces informations seront formalisées dans une fiche de présentation de la structure, mise à jour régulièrement (en cas d’évolution par exemple et au moins une fois par an), et partagée à l’Agence Régionale de Santé (cette dernière étant en effet en charge de la réponse globale du système sanitaire et médico-social en cas de crise).

 

Étape 4 : Organiser la réponse aux risques identifiés

Qui dit réponses identifiées en étape 3, dit acteurs de ces réponses.
L’étape 4 demande de réfléchir et mettre en place une organisation structurée pour activer et suivre les réponses à l’ensemble des risques identifiés précédemment.

Cette organisation repose sur la formalisation des moyens de prévention (procédures, fiches pratiques, fiches réflexes…) permettant de maîtriser chaque risque et aussi des process liés à la gestion de crise à proprement parler (déclenchement et levée de l’alerte, modalités de gestion de crise, plan de continuité de l’activité…).

 

Étape 5 : Se préparer et capitaliser sur la formation

Afin de pouvoir réagir rapidement et efficacement en cas d’incident, il est important que chaque acteur de la structure soit préparé.

Ainsi, des actions de formation et/ou de sensibilisation pourront être réalisées régulièrement (et pour tout nouvel arrivant) afin que chacun connaisse son rôle et soit capable d’agir avec efficacité lors de l’activation du Plan Bleu. L’idéal étant bien sûr d’intégrer ces actions dans le plan de formation annuel.

La préparation passe également par des exercices qui permettront de tester la pertinence des procédures, former les professionnels et déterminer les éventuels axes d’amélioration.

Enfin, les RETEX (retours d’expérience) sont très utiles après un exercice ou une crise.
Grâce à eux, vous pourrez identifier avec clarté ce qui a fonctionné et les points à retravailler.

Dans notre fiche mémo, retrouvez les 5 étapes à suivre pour élaborer votre Plan Bleu.

Cliquez sur l’image pour ouvrir et télécharger la fiche, afin de la partager et de passer à l’action.

Déclencher le Plan Bleu en ESSMS ou EHPAD : les éléments de décision et de pilotage

Quand déclencher le Plan Bleu

En principe, le Plan Bleu peut être déclenché dès la venue d’une crise, quelle qu’elle soit : une épidémie, une cyberattaque, un incendie, une inondation…
A l’initiative du déclenchement : le Directeur de l’établissement (ou de son représentant), ou aussi le Préfet du département (par l’intermédiaire de l’Agence Régionale de Santé).

Afin de savoir s’il est pertinent de déclencher le Plan Bleu dans l’établissement, les personnes décisionnaires peuvent se poser les questions suivantes :

  • l’événement est-il inhabituel, inattendu ?
  • l’organisation est-elle déstabilisée ?
  • la situation est-elle grave ?
  • les dégâts matériels sont-ils importants ?
  • y a-t-il un grand nombre de personnes accompagnées concernées ? De professionnels ?
  • quel est l’impact ? Sanitaire ? Social ? Organisationnel ? Technique ? Economique ? Juridique ? Médiatique ?
  • les causes sont-elles connues ?
  • les conséquences sont-elles maîtrisées ?
  • les médias sont-ils informés ? Déjà présents ?
  • a-t-on reçu une alerte, une demande de l’ARS ou de la Préfecture ?

Une fois le Plan Bleu lancé, son exécution est piloté par la cellule de crise, sur laquelle nous allons nous attarder.

 

Piloter le Plan Bleu : le rôle central de la cellule de crise

« La cellule de crise constitue l’unique organe de décision et de coordination au sein de l’établissement en situation de crise » (Guide d’aide à l’élaboration du Plan Bleu en EHPAD, p.21).

La cellule de crise est placée sous l’autorité du Directeur de l’établissement.
Le rôle de la cellule de crise sera d’analyser la situation, évaluer les risques encourus et les conséquences potentielles.
Puis, forte de tous ces éléments d’informations, elle pourra élaborer les stratégies de réponse et mettre en place le plan d’actions permettant de faire face à la situation.

Dans l’idéal, la cellule de crise est généralement constituée des personnes suivantes :

  • le directeur de l’ESSMS ou de l’EHPAD (ou son représentant officiellement désigné), qui va déclencher, suivre et lever le Plan Bleu ;
  • une personne chargée de la communication qui gèrera les relations avec les médias, la veille et l’animation des réseaux sociaux et la communication auprès des personnes accompagnées, des proches, du CVS… ;
  • une personne chargée du secrétariat pour la réception et la transmission des informations, le suivi et traçabilité des actions engagées ;
  • toute personne dont les compétences sont sollicitées et jouent un rôle majeur dans la gestion de la situation (RH, technique, soins…) ;
  • un ou plusieurs intervenants extérieurs (juriste, avocat, professionnel de la communication de crise…).

Bien sûr, la composition de cette cellule est fonction des moyens dont dispose la structure et dépend de la crise à laquelle l’établissement fait face.
Et, pour un maximum d’efficacité et de réactivité, ne perdons pas de vue l’espace et le matériel nécessaires pour que la cellule de crise puisse se réunir, travailler et communiquer.

ESSMS et EHPAD, AGEVAL à vos côtés pour élaborer votre Plan Bleu

Avec le logiciel AGEVAL, élaborez votre Plan Bleu et fédérez vos équipes autour de votre gestion de crise

Nous l’avons vu, le Plan Bleu est un levier puissant d’amélioration de la qualité en secteur médico-social.
Et les modules d’AGEVAL, logiciel qualité pour ESSMS, seront en cela vos fidèles alliés !

AGEVAL- GESTION-DES-RISQUESL’élaboration et la mise à jour du Plan Bleu vous invitent d’abord à analyser vos risques, ce en quoi le module Évaluation des risques vous sera très utile.
Avec son soutien, vous pouvez réaliser, seul(e) ou en équipe, votre analyse de risques depuis une interface unique et ergonomique. Vous pouvez en suite appréhender cette analyse de manière très visuelle, sous forme de rapports illustrés complets, permettant d’identifier en un coup d’œil vos différentes menaces. Cette cartographie des risques claire est le point de départ idéal pour élaborer vos plans d’actions et de préventions en toute connaissance de cause.

schéma-module-plan d'actions-AGEVALUne fois vos risques cartographiés, il convient ensuite de préparer vos plans de prévention, et entre autres votre Plan Bleu.
Au sein du module Plans d’actions, vous structurez et pilotez votre gestion de projets globale, et vos différents plans (DUERP, Plan Bleu,…), sans oublier d’inclure vos collaborateurs et de suivre en temps réel vos avancées (et celles de vos équipes le cas échéant).

schéma-module-ged-AGEVALEnfin, qui dit Plan Bleu dit ressources documentaires. Où les stocker, de manière à pouvoir non seulement en sécuriser l’accès, mais aussi les partager à qui de droit ? La Gestion documentaire d’AGEVAL vous permet de centraliser toute votre documentation associée au Plan Bleu et de gérer les accès en fonction des besoins et des niveaux de droit que vous aurez envisagés (par exemple, accorder l’accès aux documents Plan Bleu à la cellule de crise ou à l’ARS).

Pour en savoir plus sur le logiciel et l’accompagnement AGEVAL, nos experts sont à votre disposition.

DEMANDER UNE DÉMO D’AGEVAL

Au-delà du logiciel AGEVAL, vous pouvez identifier des besoins ponctuels et sur-mesure afin de monter en compétence au sujet du Plan Bleu.
C’est là qu’AGEVAL Formations entre en jeu !

AGEVAL Formations à vos côtés pour monter en compétence sur le Plan Bleu

Afin de vous accompagner au plus près de vos ambitions, AGEVAL FORMATIONS vous propose des formations et accompagnements spécifiques au Plan Bleu.


un accompagnement complet sur 5 jours, dédié au Plan Bleu. Cet accompagnement est personnalisé selon le contexte de votre établissement, et vous guidera pour comprendre la démarche du Plan Bleu, vous aider à l’élaborer et à le déployer, ainsi qu’à compléter un plan d’actions en lien avec votre Plan Bleu ;


une formation de 7h pour apprendre à déployer le Plan Bleu. Au programme : une présentation des enjeux du Plan Bleu et de la gestion de crise, l’articulation entre la cellule de crise et le déploiement du Plan Bleu et des pistes pour impliquer vos équipes qualité et direction dans le Plan Bleu ;


enfin, une conférence de 3h vous permettra de vous approprier le sujet du Plan Bleu et de la gestion de crise au sein des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS).

Et pour en savoir plus sur notre offre complète d’accompagnements et de formations, consultez notre catalogue en ligne.

VOIR NOTRE CATALOGUE DE FORMATIONS